Onboarding beginnt mit der Vertragsunterzeichnung und endet frühestens nach der Probezeit, in diesem Prozess lassen sich jedoch unterschiedliche Phasen beschreiben. Preboarding meint die Vorbereitungsphase, also die Zeit nach dem Vorstellungsgespräch, wenn der Arbeitsvertrag zwar schon unterschrieben ist, der erste Arbeitstag aber noch in weiterer Entfernung liegt.
In dieser Phase ist es besonders wichtig, dem neuen Mitarbeiter zu zeigen, dass man ein Arbeitgeber ist, der sich um seine Mitarbeiter kümmert. Denn leider ist eine Kündigung, nach dem Vorstellungsgespräch und vor Beginn eines neuen Arbeitsverhältnisses, keine Ausnahme. Die Haufe Onboarding-Umfrage von 2018 belegt, dass bei 28% der befragten Unternehmen neue Mitarbeiter schon vor dem ersten Arbeitstag wieder abspringen. Was kann man dagegen tun?
Die Gründe, warum es sich ein neuer Mitarbeiter vor Arbeitsantritt noch einmal anders überlegt, sind vielfältig. Vom besseren Stellenangebot über die längst abgeschriebene Karriere im alten Unternehmen bis hin zu einem Umzug - einen Arbeitnehmer kann vieles dazu bewegen, seine getroffene Entscheidung noch einmal gründlich zu überdenken.
Es gibt natürlich Gründe gegen die ein Unternehmen machtlos ist, wie z.B. eine plötzliche Krankheit oder andere private Umstände. Aber einen wesentlichen Faktor sollten Unternehmen definitiv beachten, wenn es um das erfolgreiche Einstellen neuer Mitarbeiter geht: Unsicherheit. Denn obwohl der Arbeitsvertrag dann bereits unterschrieben ist und der neue Job damit sicher, stellt sich der Arbeitnehmer bis zum eigentlichen Arbeitsantritt viele Fragen, die seine sogenannte Candidate Experience prägen, z.B.:
„Habe ich mich wirklich für das richtige Unternehmen entschieden?“
„Gibt es vielleicht doch noch ein besseres Angebot?“
„Möchte ich meinen jetzigen Arbeitgeber wirklich verlassen?“
„Sind meine zukünftigen Kollegen nett?“
„Warum habe ich schon so lange nichts mehr von meinem neuen Arbeitgeber gehört?“
Findet der Arbeitnehmer keine gute Antwort auf seine Fragen, kommt Unsicherheit auf. Und je größer diese wird, desto wahrscheinlicher ist eine Absage von Seiten des Bewerbers. Dann wird das Angebot des Mitbewerbers doch nochmal herangezogen oder die Suche in Jobportalen bzw. im internen Stellenmarkt des aktuellen Unternehmens wieder aufgenommen. Und von all diesem bekommt das Unternehmen, das sich auf seinen neuen Mitarbeiter freut und fest mit ihm rechnet, nichts mit.
Um diese Unsicherheit zu überwinden bzw. gar nicht erst aufkommen zu lassen, können Arbeitgeber professionelles Preboarding betreiben. Das bedeutet, dem Mitarbeiter nach Vertragsunterschrift das Gefühl zu vermitteln, dass er die richtige Entscheidung getroffen hat. Er sollte frühzeitig eine emotionale Bindung zum neuen Unternehmen aufbauen und sich auf seine neue Arbeitsstelle freuen.
1. Sagen Sie dem neuen Mitarbeiter, dass Sie als HR-Verantwortlicher bzw. Führungskraft jederzeit für Fragen zur Verfügung zu stehen.
2. Klären Sie offene Fragen, z.B. ob der neue Mitarbeiter einen Kita-Platz benötigt.
3. Schicken Sie dem Bewerber ein Welcome-Package mit allen wichtigen Infos über das Gesamtunternehmen (z.B. Leitbild, Unternehmensbroschüren, Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, firmeninterne Sportmöglichkeiten).
4. Falls ein Firmen- oder Teamevent vor Arbeitsantritt stattfindet, laden Sie den neuen Kollegen doch gleich ein.
5. Vernetzen Sie sich mit dem neuen Mitarbeiter auf einem Business-Netzwerk wie LinkedIn oder XING. Über eine Kontaktanfrage freut sich der neue Kollege bestimmt.
6. Geben Sie dem neuen Mitarbeiter direkt Infos zu seinen ersten Arbeitstagen - vielleicht gibt es einen Welcome Day für alle neuen Mitarbeiter?
7. Falls noch Unterlagen fehlen und der neue Mitarbeiter Ihnen diese zusendet, schicken Sie ihm eine Empfangsbestätigung für eingehende Dokumente, denn es ist immer gut zu wissen, dass alle fehlenden Unterlagen ordnungsgemäß angekommen sind.
8. Eine unternehmensspezifische Onboarding App ist für neue Mitarbeiter im Vorfeld sehr hilfreich. Sie sollten den Bewerber auf diese aufmerksam machen.
Besonders der letzte Punkt hat Potenzial, die Integration von Neueinsteigern vor deren ersten Arbeitstag voranzutreiben. Digitale Onboarding Tools führen den Arbeitnehmer vor Arbeitsantritt an das Unternehmen und die neue Aufgabe heran. Gleichzeitig wird der neue Mitarbeiter für die Unternehmenskultur und die Ziele begeistert und erhält eine Übersicht über interne Strukturen, Angebote und relevante Dokumente. Sie zeigen Wertschätzung, bestätigen seine Entscheidung und etwaige Unsicherheiten lösen sich auf.
