Mit der Onboarding App für Mitarbeiter:innen und der Onboarding Management Software für HR machen Sie Ihre neuen Mitarbeiter:innen startklar und sorgen für ein begeisterndes Onboarding sowie strukturierte Prozesse.
Mithilfe der Onboarding App ist es ein Leichtes neue Mitarbeiter:innen mit auf eine Onboarding-Reise zu nehmen, die Unternehmenskultur direkt spürbar zu machen und so den Jobstart zu einem positiven Erlebnis werden zu lassen.
Gestalten Sie mit der Onboarding Software einzigartige Onboarding Journeys, entwickeln Sie Onboarding-Standards, weisen Sie Verantwortlichkeiten und Aufgaben klar zu und schaffen Sie Transparenz für alle am Onboarding beteiligte Personen.
Das Angebot von Haufe umfasst eine Onboarding App für neue Mitarbeiterr:innen (in den gängigen App-Stores verfügbar) und eine Onboarding Management Software für HR bzw. Führungskräfte und andere am Prozess beteiligte Personen.
Die Onboarding App macht immer dann Sinn, wenn es darum geht (neue) Mitarbeiter:innen in einer neuen Position “Willkommen” zu heißen und eine schnelle fachliche Einarbeitung sowie kulturelle Integration zu gewährleisten. Neben dem “klassischen” Use Case einer Neueinstellung, unterstützt die Onboarding App auch Mitarbeiter:innen bei der Rückkehr aus der Elternzeit oder bei einem Positionswechsel innerhalb des Unternehmens.
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Ein digitales Onboarding bringt nicht nur in Zeiten, in denen Onboarding aus dem Homeoffice stattfinden muss, seine Vorteile. Vielmehr zählt es inzwischen zum wesentlichen Bestandteil einer modernen Onboarding-Kultur. Wie Sie digitales Onboarding erfolgreich umsetzen, fasst dieser Leitfaden für Sie zusammen. Mit digitalem Onboarding binden Sie Ihre neuen Talente bereits vor dem ersten Arbeitstag an Ihr Unternehmen. Sie stellen nützliche Informationen verständlich und auf das jeweilige Mitarbeiterprofil abgestimmt bereit und stoßen interne Workflows, die beim internen Onboarding-Prozess in den verschiedenen Abteilungen anfallen, automatisiert und digital an.
Digitales Onboarding beschreibt nicht nur Onboarding aus dem Homeoffice. Digitales Onboarding umfasst alle digitalen Maßnahmen, die im Rahmen eines Onboarding-Prozesses für neue Mitarbeiter:innen durchgeführt werden. Das kann sowohl das Preboarding via App oder der automatisiert ablaufende Onboarding-Prozess sein. Ziel digitalen Onboardings ist es, neue Mitarbeiter:innen bereits vor ihrem ersten Arbeitstag ans Unternehmen zubinden, ihnen alle relevanten Informationen digital zur Verfügung zu stellen sowie ihnen die Möglichkeit geben, sich digital mit neuen Kolleg:innen zu vernetzen.
Digitales Onboarding startet bereits vor dem ersten Arbeitstag und sorgt dafür, dass neue Mitarbeiter:innen sowohl fachlich als auch sozial schnell im Unternehmen ankommen. Das geht am besten über eine Software oder eine App. Damit kann die Firma schon vor dem ersten Arbeitstag, also im Preboarding, den Kontakt zum neuen Talent herstellen, ihm oder ihr wichtige Informationen zukommen lassen und den ersten Austausch mit dem Team ermöglichen.
In der Preboarding-Phase ist es besonders wichtig, neuen Mitarbeiter:innen Sicherheit zu vermitteln und sie in der Entscheidung für die neue Firma zu bestätigen. Das klappt am besten, wenn sie in dieser Phase persönliche Kontakte knüpfen können und bereits erste Informationen rund um das Unternehmen schon vor Arbeitsantritt bekommen. Das Mindeste ist, dass neue Mitarbeiter:innen z.B. eine Willkommensmail vor dem ersten Arbeitstag erhalten. Deutlich besser ist es, wenn alle wichtigen und relevanten Informationen zum richtigen Zeitpunkt und strukturiert online zur Verfügung gestellt werden. So können z.B. nützliche Informationen zur Unternehmenskultur, Weiterbildung, außerbetriebliche Aktivitäten etc. bereitgestellt werden. Aber auch kleine Aufgaben lassen sich so schon vor dem ersten Arbeitstag einfach regeln, wenn es z.B. gilt, noch ein Dokument zur Unterschrift zu schicken. Neue Mitarbeiter:innen haben mit einer digitalen Onboarding-Lösung die Möglichkeit, sich individuell und dem eigenen Zeitplan entsprechend auf den neuen Job vorzubereiten.
Vernetzung und Austausch mit den (zukünftigen) Kolleg:innen ist ein maßgeblicher Erfolgsfaktor für gelungenes Onboarding und Teil einer HR-Digitalisierung. Eine digitale Onboarding-Lösung bietet neuen Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, bereits in der Preboarding Phase Kontakt zu den künftigen Arbeitskolleg:innen oder auch anderen neuen Mitarbeiter:innen aufzunehmen. Natürlich bietet ein digitales Tool auch einen direkten Draht zum HR-Kontakt oder zum persönlichen Buddy. Gerade diese Kontaktmöglichkeiten zu einer Ansprechperson sind in der Preboarding-Phase wichtig, denn viele Fragen entstehen erst im Verlauf der Preboarding-Phase und wenn der erste Arbeitstag näher rückt.
Damit jede:r im Unternehmen weiß, wer was wann zu tun hat, ist es hilfreich, die einzelnen Aufgabenpakete der Beteiligten in einer digitalen Onboarding-Lösung als Workflow abzubilden. Das fördert nicht nur die Zusammenarbeit, sondern auch den Überblick der beteiligten Abteilungen. Auch neue Mitarbeiter:innen bekommen damit einen umfassenden, digitalen Einblick in ihre Einarbeitung während der Orientierungsphase. Der größte Vorteil einer digitalen Onboarding-Lösung liegt in der Möglichkeit, die Ansichten an den jeweiligen Nutzer anzupassen. Das bedeutet z. B., dass HR-Manager und Führungskraft in ihrer Version einsehen können, welche Inhalte dem Onboardee bereits ausgespielt wurden. In der Version für den Onboardee hingegen werden nur die Inhalte angezeigt, die für ihn:sie zum jeweiligen Zeitpunkt auch relevant sind.
Digitales Preboarding bietet die Möglichkeit, neue Mitarbeiter:innen auf den ersten Arbeitstag im Büro vorzubereiten und sie während dieser Übergangszeit in ihrer Entscheidung für das neue Unternehmen zu bestärken. Doch was, wenn aus dem digitalen Preboarding digitales Onboarding wird? Weil es Krisen wie die Corona-Pandemie verlangen oder die neue Stelle von Haus aus ausschließlich remote angesetzt ist? Dann geht das digitale Preboarding in virtuelles Onboarding über. Damit Onboarding auch aus dem Homeoffice gelingt, sind folgende Punkte zu beachten:
1. Technische Ausstattung: Wichtigste Grundvoraussetzung für erfolgreiches Onboarding aus dem Homeoffice ist eine funktionierende technische Ausstattung. Stellen Sie daher sicher, dass der:die neue Mitarbeiter:in über einen Laptop, VPN-Zugang und alle entsprechenden Laufwerkzugänge verfügt. Achten Sie darauf, dass alle wichtigen Standardprogramme installiert sind.
2. Soziale Integration: Das Ankommen und Wohlfühlen in einem Unternehmen und im Team ist wichtig und wirkt sich auf die Arbeitsleistung des Onboardees aus. Setzen Sie beim virtuellen Onboarding zur Unterstützung auf eine Onboarding-App, einen Teamchat oder ein Paten-Konzept, um das neue Talent möglichst schnell zu integrieren.
3. Fachliches Wissen auf- und ausbauen: E-Learning-Angebotehelfen dem:der neuen Mitarbeiter:in in der Orientierungsphase dabei, sicherstes Fachwissen anzueignen. Vielleicht verfügen Sie selbst über eine Weiterbildungsplattform und können (firmenspezifische) Inhalte leichtzugänglich machen und vermitteln. Oder Sie greifen auf externe Weiterbildungsangebote wie Webinare zurück.
4. Mitarbeitergespräche und Feedback: Durch den fehlenden persönlichen Kontakt sind besonders die direkten Gespräche mit dem:der neuen Mitarbeiter:in wichtig. Das geht am besten per Videochat, denn es ist angenehmer für beide Seiten, wenn die Mimik des Gegenübers wahrgenommen wird. Im Mitarbeitergespräch vereinbaren Sie Aufgaben und Ziele und besprechen bisherige Arbeitsergebnisse. Ganz wichtig ist dabei auch das Feedback – und zwar von beiden Parteien. Konstruktives Feedback motiviert die Onboardees.
5. Richtlinien im Homeoffice: Informieren Sie den:die neue:n Mitarbeiter:in über die Richtlinien, die Sie mit Ihrem Team für die Arbeit im Homeoffice vereinbart haben. Gibt es Kernzeiten? Wie melden sich Kolleg:innen an und ab? Weisen Sie den Onboardee außerdem darauf hin, dass auch im Homeoffice die Pausenregelungen und Ruhezeiten nach dem Arbeitszeitgesetz gelten.
In dieser kostenlosen Webinar-Aufzeichnung erfahren Sie mehr zum Thema "Strukturiertes Mitarbeiter:innen Onboarding aus dem Homeoffice". Hier geht´s zur Aufzeichnung.
Wichtigstes Instrument für die Qualitätssicherung der digitalen Onboarding-Maßnahmen sind regelmäßige Gespräche mit den neuen Mitarbeiter:innen und offene Feedbackrunden. Basierend auf den Rückmeldungen der neuen Kolleg:innen lässt sich die digitale Onboarding Journey kontinuierlich verbessern. Aber auch mit konkreten KPIs können Sie die Qualität des digitalen Onboarding-Prozesses optimieren. Onboarding-Kennzahlen wie „New Hire Satisfaction Rate“, „New Hire Retention Rate“ oder „Time to Productivity Rate“ geben Aufschluss darüber, wie erfolgreich das Onboarding-Programm im Unternehmen läuft.
Sie wollen ein digitales Onboarding Programm im Unternehmen implementieren und dadurch neue Talente frühzeitig an Ihre Organisation binden? Das gelingt, wenn Sie den Austausch fördern und die fachliche Einarbeitung unterstützen. Folgen Sie dafür dieser Checkliste:
1. Onboarding Manager:in bestimmen: In einem ersten Schritt brauchen Sie eine:n dedizierte:n Onboarding Manager:in, der:die das Thema koordiniert. Bei ihm:ihr laufen alle Fäden zusammen.
2. Prozesse mit Stakeholdern definieren: Legen Sie in einem zweiten Schritt gemeinsam mit Stakeholdern fest, wer wann in den Prozess eingebunden wird. Dadurch setzen Sie Ressourcen gezielt ein.
3. Anforderungen definieren: In einem dritten Schritt definieren Sie ebenfalls gemeinsam mit den Stakeholdern die Anforderungen an den Onboarding-Prozess. Das macht die Qualitätssicherung einfacher und stellt sicher, dass die vereinbarten Ziele auch erreicht werden.
4. Onboarding Software / App auswählen: Um den Onboarding-Prozess anschließend zu digitalisieren, sollten Sie zur Unterstützung eine Software oder eine Onboarding-App auswählen. Stellen Sie dabei sicher, dass die App flexibel konfigurierbar und intuitiv bedienbar ist. Das erleichtert Ihnen nicht nur Arbeit, sondern bereitet den Onboardees eine attraktive digitale Onboarding Journey.
Eine Onboarding Management Software hilft die Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Rahmen eines Mitarbeiter:innen Onboardings zu koordinieren und erleichtert somit die administrative Seite einer Neueinstellung enorm. Neben den „to Do´s“ auf Unternehmensseite unterstützt eine Onboarding Management Software auch die Kommunikation mit dem:der neuen Mitarbeiter:in- und das ab der Vertragsunterschrift.
HR Onboarding Tools erleichtern das Onboarding neuer Mitarbeiter:innen sehr. Manuelle Prozesse lassen sich mithilfe von HR Onboarding Tools digitalisieren und somit zeitsparender erledigen oder sogar vollständig automatisieren. Der Vorteil? Mehr Zeit. Mehr Zeit, die Sie für den:die neue:n Mitarbeiter:in haben. Mehr Zeit für die inhaltliche Einarbeitung und damit ein besseres Ankommen im Unternehmen. Denn, der erste Arbeitstag in einem neuen Unternehmen ist immer aufregend und ein besonderes Ereignis.
Warum macht ein persönliches Begrüßungsschreiben Sinn?
Als neue:r Mitarbeiter:in ist man gespannt und voller Vorfreude, vielleicht auch etwas nervös und unsicher. Schließlich verlässt man die Komfortzone des altenbekannten Jobs und stürzt sich in ein neues Abenteuer. Damit der Jobstart zu einem positiven Erlebnis wird, empfiehlt es sich ein paar Tage vor dem tatsächlichen Arbeitsbeginn ein persönliches Begrüßungsschreiben an den:dieOnboardee zu versenden. Das ist nicht nur eine schöne Aufmerksamkeit, sondern hilft auch Unsicherheiten abzubauen. Neben der Information darüber, wann und wo der erste Arbeitstag startet, erfährt der:die Onboardee auch was für den ersten Arbeitstag so alles geplant ist und kann sich darauf freuen.
Warum sich ein digitaler Einarbeitungsplan lohnt?
Das Mitarbeiter:innen Onboarding sollte jedoch nicht mit dem ersten Arbeitstag enden. Der erfolgreiche Start in den neuen Job ist von vielen Faktoren abhängig. Gerade die ersten Tage und Wochen sind entscheidend dafür ob ein:e neue:r Mitarbeiter:in schnell produktiv wird und sich auch langfristig wohl im Unternehmen fühlt. Ein detaillierter Einarbeitungsplan ist hierbei extrem wichtig und wird häufig leider noch unterschätzt. In unserer kostenlosen Arbeitshilfe erfahren Sie, wie ein Einarbeitungsplan aussehen kann und damit die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen zum Erfolg führt. Digitale HR Onboarding Tools ermöglichen den Einarbeitungsplan digitalabzubilden. Zum digitalen Einarbeitungsplan.
Projekt: Digitales Onboarding von der Planung bis zum Roll-Out
Damit das Mitarbeiter:innen Onboarding zum Erfolg wird, reicht es jedoch nicht aus wenn HR das Onboarding alleine treibt. Wichtig ist es daher ein Projekt mit allen relevanten Stakeholdern aufzusetzen, um ein professionelles und digitales Onboarding auf die Beine zu stellen. Holen Sie sich Ideen, Feedback und Input von Kolleg:innen aus Bereichen, die viel einstellen, von ehemaligen Onboardees oder innovativen Führungskräfte ein. Wie ein Onboarding Projekt aussehen kann, lesen Sie hier. Jetzt digitales Onboarding Projekt ausrollen.