3 zentrale Vorteile einer digitalen Onboarding-Lösung

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2020

Eine digitale Onboarding-Lösung bietet die optimale Unterstützung um ein begeisterndes und erfolgreiches Mitarbeiter Onboarding zu gestalten.

Digitales Onboarding ist nicht erst seit der Corona-Krise ein zentrales HR-Thema. Denn schon zuvor ging es darum, neue Mitarbeiter schnell und optimal zu befähigen und dauerhaft an das Unternehmen zu binden. Eine digitale Onboarding-Lösung bietet hier die optimale Unterstützung. Mit einer digitalen Onboarding-Lösung werden nützliche Informationen für neue Mitarbeiter verständlich und auf das jeweilige Mitarbeiterprofil abgestimmt bereitgestellt. Außerdem werden interne Workflows, die beim Onboarding-Prozess in den verschiedenen Abteilungen anfallen, automatisiert angestoßen und durchgesteuert – Stichwort HR-Digitalisierung. Das hilft dabei, dass über alle Onboarding-Phasen hinweg auch wirklich nichts vergessen wird und Onboardees jederzeit alles Wichtige griffbereit haben.

Vorteile einer digitalen Onboarding-Lösung

1. Digitales Preboarding: Den Mitarbeiter schon vor Arbeitsantritt begeistern

In der Preboarding-Phase, also in der Phase zwischen Vertragsunterzeichnung und Arbeitsantritt ist es besonders wichtig, neuen Mitarbeitern Sicherheit zu vermiteln und sie in der Entscheidung für die neue Firma zu bestätigen. Mögliche Bedenken was den neuen Job betreffen kommen so erst gar nicht auf und man kann neue Mitarbeiter endgültig für das Unternehmen gewinnen und schon frühzeitig binden. In der Preboarding-Phase gilt es, neue Mitarbeiter mit verschiedenen Informationen rund um das Unternehmen schon VOR Arbeitsantritt zu versorgen. Das Mindeste ist, dass neue Mitarbeiter z.B. eine Erinnerungsmail vor dem ersten Arbeitstag erhalten bekommen. Deutlich besser ist es, wenn alle wichtigen und relevanten Informationen zum richtigen Zeitpunkt und strukturiert online, z.B. mit Hilfe einer digitalen Onboarding-Lösung und via App, zur Verfügung gestellt werden. So können z.B. nützliche Informationen zur Unternehmenskultur, Weiterbildung, außerbetriebliche Aktivitäten etc. bereitgestellt gewerden. Aber auch kleine Aufgaben lassen sich so schon vor dem ersten Arbeitstag einfach regeln, wenn es z.B. gilt noch ein Dokument zur Unterschrift zu schicken. Neue Mitarbeiter haben mit einer digitalen Onboarding-Lösung die Möglichkeit, sich individuell und dem eigenen Zeitplan entsprechend auf den neuen Job vorbereiten.

Eine digitale Onboarding-Lösung begeistert nicht nur neue Mitarbeiter, sie ist auch essentieller Bestandteil einer HR-Digitalisierung und optimiert die Onboarding-Prozesse

2. Digitale Onboarding-Lösungen bieten auch die Möglichkeit sich zu vernetzen

Vernetzung und Austausch mit den (zukünftigen) Kollegen ist ein maßgeblicher Erfolgsfaktor für gelungenes Onboarding und Teil einer HR-Digitalisierung. Eine digitale Onboarding-Lösung bietet neuen Mitarbeitern die Möglichkeit - bereits in der Preboarding Phase - Kontakt zu den künftigen Arbeitskollegen oder auch anderen neuen Mitarbeitern aufzunehmen. So können sie sich einander vorstellen, z.B. in einem kurzen Steckbrief. Und natürlich bietet ein digitales Tool auch einen direkten Draht zum Ansprechpartner in HR oder zum persönlichen Buddy. Gerade diese Kontaktmöglichkeiten zu einer Ansprechperson sind in der Preboarding-Phase wichtig, denn viele Fragen entstehen erst im Verlauf der Preboarding-Phase und speziell wenn der erste Arbeitstag näher rückt.

3. Digitale Unterstützung in der Einarbeitungsphase

Damit jeder im Unternehmen weiß, wer was wann zu tun hat, ist es hilfreich, die einzelnen Aufgabenpakete in einer digitalen Onboarding-Lösung anzustoßen und als Workflow von verschiedenen Personen/Abteilungen Schritt für Schritt abzuarbeiten. Denkbar sind hier sowohl administrative Vorgänge als auch konkrete (digitale) Einarbeitungspläne für neue Mitarbeiter.

Wenn Sie sich entschieden haben die HR-Digitalisierung voranzutreiben bzw. eine digitale Onboarding-Lösung zur professionellen Gestaltung Ihres Onboarding- Prozesses einzusetzen, achten Sie darauf, dass idealerweise ein Zugriff über eine App möglich ist, damit die Vorteile der Onboarding-Lösung bereits in der Preboarding Phase für neue Mitarbeiter greifen. Außerdem sollte die Onboarding-Lösung für Ihre Prozesse flexibel sein und sich intuitiv bedienen lassen. Ein weiterer wichtiger Punkt ist außerdem eine Abbildung unterschiedlicher Rollen im Unternehmen (HR, Führungskraft, Onboardee) sowie maßgeschneiderte Ansichten (z.B. nur Ihre neuen Mitarbeiter) und differenzierte Eingabemöglichkeiten.

Weitere Tipps und Handlungsempfehlungen zum Aufbau einer digitalen Onboarding-Lösung und im Kontext dazu auch zu dem Thema HR-Digitalisierung finden Sie in diesem kostenlose Leitfaden.

Worauf Sie auf jeden Fall in einem strukturierten Onboarding-Prozess achten sollten, erfahren Sie in unserer Checkliste "10 Erfolgsfaktoren für Ihr Onboarding" die Sie folgend herunterladen können.

KOSTENLOSE CHECKLISTE (PDF): 10 ERFOLGSFAKTOREN FÜR IHR MITARBEITER-ONBOARDING

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