Reboarding - eine Spielart des Onboardings

Was ist Reboarding – Eine Definition

Reboarding-Maßnahmen erleichtern die Rückkehr in den Job. Genau wie beim Onboarding werden Kolleg:innen bei der Rückkehr begleitet und unterstützt, die z. B. nach einer längeren Auszeit zurückkommen oder intern die Stelle wechseln. Auch sie brauchen eine gewisse Orientierung in ihrem neuen Bereich. Sie müssen sich erst einmal mit den Aufgaben, Abläufen und Erwartungen vertraut machen und in ihrer Position „ankommen“. Mit strukturiertem Reboarding unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter:innen

• bei ihrem Wiedereinstieg,
• bei der sozialen Integration ins Team und
• bei der fachlichen Einarbeitung in die eigentlichen Aufgaben.

Reboarding-Maßnahmen ähneln denen des klassischen Onboardings und sollten individuell auf die einzelnen Beschäftigten abgestimmt werden. Denn: Je nachdem wie lange der:die Mitarbeiter:in abwesend war, unterscheidet sich auch deren Informationsbedarf.

Einfache Faustregel: Je länger ein:eine Mitarbeiter:in abwesend war, desto umfangreicher sollten auch die Reboarding-Maßnahmen sein.

Warum sind Reboarding-Maßnahmen sinnvoll?

Sinnvoll sind Reboarding-Maßnahmen nach längerer Abwesenheit, z. B. nach

• längeren Job-Auszeiten (z. B. Elternzeit, Sabbatical oder Krankheit).
• Umstrukturierungen, Versetzungen oder internem Jobwechsel (z. B. neues Team oder neuer Job),
• temporären Tätigkeiten z. B. im Ausland,
• Krisen oder Rückkehr (z. B. Kurzarbeit, Entsendung oder Job bei einem anderen Arbeitgeber).

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Häufig geht HR davon aus, dass die Beschäftigten das Unternehmen bereits kennen und ein strukturierter Reboarding-Prozess schlichtweg übertrieben oder überflüssig ist. Das stimmt nur zum Teil. Denn je nachdem, wie lange die Beschäftigten „weg“ waren, kann sich für Rückkehrer:innen einiges im Unternehmen oder Team aufgrund einer Restrukturierung oder einem internen Wechsel verändert haben. Auch angesichts des Fachkräftemangels lohnt sich ein professioneller Reboarding-Prozess. Er erhöht generell nicht nur die Zufriedenheit, sondern auch die Bindung der Mitarbeiter:innen ans Unternehmen.

In allen Fällen müssen die Beschäftigten im neuen Job eingearbeitet und in ein neues oder verändertes Team (wieder) integriert werden. Auch die zurückgekehrten Beschäftigten haben viele Fragen und brauchen Unterstützung bei ihrer Einarbeitung. Doch oft haben sie Hemmungen, Fragen zustellen, da sie ja per se schon alles wissen (sollten). Das erschwert den Reboarding-Prozess und erfordert besonderes Fingerspitzengefühl von allen Beteiligten.

Auch bei einer Rückkehr in den Betrieb nach einer externen Beschäftigung gehen Verantwortliche häufig davon aus, dass der:die frühere Kolleg:in das Unternehmen und eventuell sogar die Tätigkeit bereits kennt. Aber hier ist Vorsicht geboten, denn Jobprofile, Abläufe sowie Team- und Unternehmenskulturen verändern sich oft sehr schnell. Und während diese Veränderungen für Interne kaum feststellbar sind, so sind für Rückkehrer:innen doch erhebliche Unterschiede spürbar.

Hinweis: Die Verantwortlichen machen sich oft nicht klar, dass bei einem missglückten Einarbeitungs- und Integrationsprozess die Kosten bei einer (Wieder-)Einstellung von intern nicht geringer sind als bei einer Einstellung von extern. Und der mögliche Imageschaden ist noch größer, da die Mitarbeiter:innen bereits sehr gut im Unternehmen vernetzt sind und ihre Enttäuschung ins Unternehmen und ihr Umfeld tragen.

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So läuft optimales Reboarding ab

Reboarding-Gespräche

Bei einer Elternzeit oder einem Sabbatical können Beteiligte den Reboarding-Prozess bereits VOR dem eigentlichen Austritt planen.

In einem ersten Gespräch überlegen die Verantwortlichen gemeinsam mit dem zukünftigen Reboardee, wie lange die Auszeit dauern soll, wer sie in der Zwischenzeit vertritt und wie die Aufgaben anderweitig verteilt werden. Um die Rückkehr zu erleichtern, definieren Verantwortliche und Reboardee gemeinsam mögliche Weiterbildungen, an denen er:sie während der Auszeit teilnehmen kann. Gerade bei längerer Elternzeit kann dies die Rückkehr erleichtern, wenn der:die Kolleg:in zwischendurch „am Ball bleibt“. Das Definieren von Reboarding-Maßnahmen bereits vor der Auszeit gibt den Mitarbeiter:innen eine Perspektive bzw. ein gutes Gefühl.

Denn gerade bei längerer Abwesenheit brauchen Mitarbeiter:innen zunächst Klarheit darüber, zu welchen Aufgaben und in welcher Position sie nach ihrer Auszeit wieder zurückkehren, wer sie in der Abwesenheit vertritt oder ihre Aufgaben dauerhaft übernimmt.

Klären Sie also bereits im Vorfeld mit dem Reboardee, wann der Reboarding-Prozess angestoßen wird und in welchem Umfang Informationen und Beteiligung am Unternehmen (z.B. Workshops, Events, Mailverteiler etc.) während der Auszeit fortgeführt werden. Denn auch die zukünftigen Reboardees wollen trotz geplanter Auszeit den Kontakt zum Unternehmen nicht verlieren oder „in Vergessenheit“ geraten.

Bei kranken Kolleg:innen, die für längere Zeit ausfallen, sollte HR mit den Betroffenen klären, wie die Aufgaben während der Abwesenheit verteilt werden. Denn auch schwer erkrankte Kolleg:innen sollten immer das Gefühl haben, dass sie nicht vergessen sind und jederzeit zu ihren früheren Aufgaben zurückkehren können. Daher ist eine regelmäßige Kommunikation während der krankheitsbedingten Abwesenheit essenziell.

Steht dann die Rückkehr bevor, sollten die Beteiligten in einem weiteren Reboarding-Gespräch folgende Fragen klären:

• Wie geht es dem:der Rückkehrer:in mit der neuen Lebens- und Arbeitssituation?
• Was hat sich verändert?
• Wo sind eventuell noch Unsicherheiten da und wie können diese behoben werden?
• Wo benötigt er:sie noch Unterstützung?
• Welche Aufgaben bieten sich nach der Rückkehr an?
• Mit welchen Arbeitsumfang/Stundenzahl kann oder möchte der:die Kolleg:in zurückkehren?

Reboarding-Checkliste

Vor der Rückkehr sollten die Verantwortlichen (HR und Führungskräfte) an die folgenden Maßnahmen denken:

• Ein Einarbeitungsplan ist auch bei Rückkehrer:innen oder nach einem internen Wechsel unbedingt Pflicht, um den Beschäftigten eine Übersicht über ihre neuen Tätigkeiten zugeben und die fachliche Einarbeitung zu unterstützen.
• Stellen Sie als Führungskraft schon frühzeitig den Kontakt zwischen Reboardee und seinem:ihrem neuen Team her. Bieten Sie an, den:die Reboardee den neuen Kolleg:innen vorzustellen.
• Stellen Sie Informationsmaterial zum neuen Bereich / Team / Abteilung bereit, sodass die Rückkehrer:innen sich zuvor schon über den neuen Bereich informieren können.
• Auch Mitarbeitergespräche mit der Führungskraft sollten regelmäßig stattfinden. Die Ergebnisse sollten dokumentiert werden.
• Die Kolleg:innen in der neuen Abteilung sollten dem intern gewechselten Reboardee offene Türen und jederzeit Gesprächsbereitschaft für seine:ihre Fragen signalisieren.
• Je nach Dauer der Abwesenheit ist vielleicht ein Pate sinnvoll, der dafür Verantwortung übernimmt, die intern gewechselten Kollege:innen zum Mittagessen und zu Kaffeepausen einzuladen und zu integrieren.
• Da sich das Team mit jedem neuen Mitglied neu formiert, verbessert auch hier ein Teamevent nach 2-3 Monaten das Teamklima und die Zusammenarbeit.

Wechselt der:die Rückkehrer:in in ein anderes Team odererhält er:sie andere Aufgaben, sollte HR für den Wechsel in einen anderen Bereich die gleiche Unterstützung und Aufmerksamkeit anbieten, wie einem Onboardee. Denn beide Personengruppen sind auf anfängliche Unterstützung angewiesen, da sie entweder in einem neuen Umfeld anfangen und/oder mit neuen Aufgaben konfrontiert sind.

Hinweis: Beim Reboarding können die Vorgesetzten einen Teil der Reboarding-Maßnahmen optimal an den Neuzugang bzw. an das gesamte Team delegieren, da vieles schon bekannt ist. Es liegt also mehr Verantwortung bei den Mitarbeiter:innen selbst – das unterscheidet das Reboarding vom Onboarding neuer Mitarbeiter:innen maßgeblich.

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