Haufe onboarding
So bereiten Sie sich auf Probezeitgespräche mit neuen Mitarbeitern vor!
Am Ende der Probezeit fällt die Entscheidung für oder gegen den neuen Mitarbeiter: Übernehmen oder nicht? Als Vorgesetzter müssen Sie Bilanz aus der Einarbeitungszeit ziehen und ein Probezeitgespräch führen. Wir zeigen, wie Sie diese wichtige Investitionsentscheidung professionell vorbereiten und das Probezeitendgespräch mit dem Mitarbeiter durchführen.
In der Probezeit kommt es darauf an, dass neue Mitarbeiter die Kompetenzen aufbauen, die sie benötigen, um ihre Kernaufgaben ausführen zu können. Aber auch die soziale Integration muss stimmen.
Als Führungskraft sollten Sie daher von Anfang an regelmäßig mehrere Mitarbeitergespräche während der Probezeit mit Ihrem neuen Mitarbeiter durchführen, mindestens jedoch drei. So lernen Sie den Mitarbeiter einzuschätzen: Sie bekommen ein gutes Gespür dafür, wie gut die Einarbeitung funktioniert und wo der Mitarbeiter noch zusätzliche Kompetenzen aufbauen muss. Keinesfalls sollten Vorgesetzter und Mitarbeiter erst am Ende in einem einzigen Probezeitendgespräch Bilanz über die Qualität der Zusammenarbeit ziehen, denn da gibt es keinen Spielraum mehr für Verbesserungen beim Onboarding-Prozess.
Der Vorgesetzte und der neue Mitarbeiter vereinbaren in diesen Probezeitgesprächen
• die Aufgaben und Ziele,
• besprechen die bisherigen Arbeitsergebnisse und
• klären Probleme oder unterschiedliche Erwartungen.
In diesen Gesprächen während der Probezeit bekommt der Mitarbeiter zudem Feedback zu seinen Verhalten und Integrationsfortschritten. Die Einarbeitungsphase kann dadurch frühzeitig optimiert und der weitere Kompetenzaufbau gefördert werden.
Tipp: Vereinbaren Sie möglichst klare Aufgaben, Messgrößen, Ziele und Erwartungen, an denen Sie später die Probezeitbeurteilung festmachen können. Berücksichtigen Sie auch unbedingt, wie sich der neue Mitarbeiter in das bestehende Team integriert und z. B. mit Kunden interagiert.
Dokumentieren Sie die Ergebnisse dieser Probezeitgespräche unbedingt schriftlich. Auf Basis dieser schriftlichen Gesprächsnotizen fällt es Ihnen später leichter, die Entscheidung für oder gegen die Übernahme des Mitarbeiters fundiert zu treffen. Eine eventuelle Kündigung am Ende der Probezeit kommt für den Mitarbeiter auch nicht völlig unvorhergesehen, wenn Sie Schwierigkeiten bereits angesprochen haben.
Damit kein Mitarbeiter "aus Versehen" oder stillschweigend übernommen wird, sollten Sie sich spätestens sechs Wochen vor Ende der Probezeit Gedanken über die Beurteilung Ihres neuen Mitarbeiters machen. In Ihre Entscheidung sollten Sie einbeziehen:
• Die Arbeitsleistung, die fachlichen Fähigkeiten, Erfahrungen und Kenntnisse (Fachkompetenz): Ist er seinen neuen Aufgaben gewachsen und damit für die Stelle geeignet?
• Ist Potenzial sichtbar/vorhanden, um sich die evtl. noch fehlenden Kompetenzen anzueignen?
• Die soziale Kompetenz: Passt er ins bestehende Team? Wird er von Kunden, Kollegen und Vorgesetzten akzeptiert?
• Passt er zu unserer Unternehmenskultur: Cultural Fit?
Die Übernahme des Mitarbeiters ist in der Regel eine langfristige Bindung. Daher sollten Sie genau prüfen, ob Sie von der Eignung oder dem Entwicklungspotenzial des Mitarbeiters auf der fachlichen und sozialen Ebene überzeugt sind.
Stützen Sie Ihre Entscheidung auf Ihre Gesprächsunterlagen aus den unterschiedlichen Feedback- bzw. Probezeitgesprächen. Diese Dokumentationen sind hilfreich, um schwierige Gespräche vorzubereiten und eine mögliche Kündigung sachlich zu begründen.
Sind Sie bereits vor Ablauf der Probezeit überzeugt, dass der Mitarbeiter für die Stelle geeignet ist und ins Team und Unternehmen passt, dann signalisieren Sie das möglichst frühzeitig. Damit zeigen Sie Ihre Wertschätzung und vermeiden, dass sich der Mitarbeiter aufgrund der unsicheren Lage in der Probezeit für einen anderen Arbeitgeber entscheidet.
Sollten Sie sich gegen den Mitarbeiter entscheiden, begründen Sie sachlich, warum Sie das Arbeitsverhältnis nicht über die Probezeit hinaus fortsetzen wollen:
• Zeigen Sie dem Mitarbeiter z. B. auf, in welchen Bereichen er Sie mit seinen Leistungen nicht überzeugen konnte,
• oder ob es an seiner mangelnden Integrationsbereitschaft lag und
• wie er sich fehlende Kompetenzen für seinen weiteren beruflichen Weg aneignen kann.
Machen Sie deutlich, dass für Sie daher die Trennung die beste Lösung ist. Stellen Sie für einen versöhnlichen Gesprächsabschluss die Stärken der Person heraus und wünschen Sie dem Mitarbeiter für die weitere berufliche Zukunft alles Gute.
Hinweis: Unabhängig von Ihrer Entscheidung sollten Sie auf eine konstruktive und sachliche Gesprächsatmosphäre achten und immer Ihr Arbeitgeberimage im Blick behalten! Schließlich kann sich ein enttäuschter ehemaliger Mitarbeiter sehr negativ in diversen Arbeitgeberportalen äußern und damit neue Kandidaten abschrecken.
Tipp, nutzen Sie unseren kostenlosen Download: Sie erhalten weiterführende Informationen zum Thema Probezeitgespräche und einen Gesprächsleitfaden zum Protokolieren des Probezeitendgesprächs.
