Preboarding: Vor dem ersten Arbeitstag begeistern

"Preboarding" bezeichnet die erste Phase im Onboarding-Prozess. Sie startet, nachdem der Arbeitsvertrag unterschrieben ist und endet mit dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters.

In dieser Phase ist es besonders wichtig, neuen Mitarbeiter ein gutes Gefühl und Sicherheit in der Entscheidung für den Arbeitgeber zu vermitteln. Damit zeigt man, dass man ein Arbeitgeber ist, der sich um seine Mitarbeiter kümmert und bei dem neue Mitarbeiter willkommen sind. Denn gerade in dieser Zeit ist eine Kündigung, nach dem Vorstellungsgespräch und vor Beginn eines neuen Arbeitsverhältnisses, leider keine Ausnahme. Die Haufe Onboarding-Umfrage 2020 belegt, dass 30 % der befragten Unternehmen Kündigungen zwischen der Vertragsunterschrift und dem ersten Arbeitstag haben. Was kann man dagegen tun?

Gründe für die Frühfluktuation

Die Gründe, warum es sich ein neuer Mitarbeiter vor Arbeitsantritt noch einmal anders überlegt, sind vielfältig. Vom besseren Stellenangebot über die längst abgeschriebene Karriere im alten Unternehmen bis hin zu einem Umzug - einen Arbeitnehmer kann vieles dazu bewegen, seine getroffene Entscheidung noch einmal gründlich zu überdenken.

Es gibt natürlich Gründe gegen die ein Unternehmen machtlos ist, wie z.B. eine plötzliche Krankheit oder andere private Umstände. Aber einen wesentlichen Faktor sollten Unternehmen definitiv beachten, wenn es um das erfolgreiche Einstellen neuer Mitarbeiter geht: Unsicherheit. Denn obwohl der Arbeitsvertrag dann bereits unterschrieben ist und der neue Job damit sicher, stellt sich der Arbeitnehmer bis zum eigentlichen Arbeitsantritt viele Fragen, die seine sogenannte Candidate Experience prägen, z.B.: 

• ‍„Habe ich mich wirklich für das richtige Unternehmen entschieden?“
• „Gibt es vielleicht doch noch ein besseres Angebot?“
• „Möchte ich meinen jetzigen Arbeitgeber wirklich verlassen?“
• „Werde ich gut in das neue Team aufgenommen?“
• „Warum habe ich schon so lange nichts mehr von meinem neuen Arbeitgeber gehört?“

Findet der Arbeitnehmer keine gute Antwort auf seine Fragen, kommt Unsicherheit auf. Und je größer diese wird, desto wahrscheinlicher ist eine Absage von Seiten des Bewerbers. Dann wird das Angebot des Mitbewerbers, der sich intensiver um den Bewerber kümmert, doch noch einmal in Betracht gezogen. Auch die Suche in Jobportalen bzw. im internen Stellenmarkt des aktuellen Unternehmens wir plötzlich wieder aufgenommen. Von all dem bekommt das Unternehmen, das fest mit dem neuen Mitarbeiter rechnet, nichts mit.

Professionelles Preboarding: So nehmen Sie Bewerbern die Unsicherheit

Um diese Unsicherheit zu überwinden bzw. gar nicht erst aufkommen zu lassen, können Arbeitgeber professionelles Preboarding betreiben. Das bedeutet, Sie vermitteln neuen Mitarbeitern bereits vor dem ersten Arbeitstag das Gefühl, dass sie die richtige Entscheidung getroffen haben, denn nichts ist in dieser Phase wichtiger als neuen Mitarbeitern Sicherheit in Ihrer Entscheidung für Sie als zuküfntigen Arbeitgeber zu geben. Ziel dieser Maßnahmen ist es, dass neue Mitarbeiter frühzeitig eine emotionale Bindung zum Unternehmen aufbauen und sich auf die neue Arbeitsstelle freuen. Mit einem professionellen Preboarding erhöhen Sie nicht nur die Mitarbeiterbindung, sondern reduzieren auch die Mitarbeiterfluktuation im Unternehmen.

‍8 Tipps für professionelles Preboarding

1. Sagen Sie neuen Mitarbeitern, dass Sie als HR-Ansprechperson bzw. Führungskraft jederzeit kontaktiert werden können.
2. Klären Sie offene Fragen. Eine unterstützendes Element könnte zum Beispiel eine Art FAQ-Dokument sein, das Sie neuen Mitarbeitern frühzeitig zukommen zu lassen, in dem die häufigsten bzw. wichtigsten Fragen beantwortet werden.
3. Erstellen Sie für neue Mitarbeiter eine Willkommensmappe und schicken Sie Ihren neuen Mitarbeitern die wichtigen Infos zum Unternehmen bereits vor dem ersten Arbeitstag zu (z.B. Begrüßungsschreiben, Leitbild, Vorstellung des neuen Teams, Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, firmeninterne Sportmöglichkeiten...).
4. Falls ein Firmen- oder Teamevent vor Arbeitsantritt stattfindet, laden Sie neue Kollegen doch gleich ein.
5. Vernetzen Sie sich mit neuen Mitarbeiter auf einem Business-Netzwerk wie LinkedIn oder XING. Über eine Kontaktanfrage freuen sich neue Kollegen, es vermittelt ein Gefühl der "Zugehörigkeit".
6. Geben Sie neuen Mitarbeitern direkt Infos zu den ersten Arbeitstagen - vielleicht gibt es einen Welcome Day für alle neuen Mitarbeiter?
7. Falls noch Unterlagen fehlen und neue Mitarbeiter Ihnen diese zusenden, schicken Sie eine Empfangsbestätigung für eingehende Dokumente, denn es ist immer gut zu wissen, dass alle fehlenden Unterlagen ordnungsgemäß angekommen sind.
8. Sollten Sie über eine Plattform für (neue) Mitarbeiter verfügen, sollten Sie hierrauf frühzeitig aufmerksam machen.

Besonders Onboarding-Apps haben das Potenzial, die Integration und Identifikation von Neueinsteigern vor deren ersten Arbeitstag voranzutreiben. Digitale Onboarding Tools führen Arbeitnehmer vor Arbeitsantritt an das Unternehmen und die neue Aufgabe heran und versorgen diese mit relevanten Informationen. Gleichzeitig werden neue Mitarbeiter für die Unternehmenskultur und die Ziele begeistert und erhalten so eine Übersicht über interne Strukturen, Angebote und relevante Inhalte. Sie zeigen Wertschätzung, bestätigen seine Entscheidung und etwaige Unsicherheiten lösen sich auf. Und gerade jetzt, wo ein Onboarding-Prozess häufig "remote" stattfindet, lohnt sich eine digitale Unterstützung umso mehr und ist die Preboarding-Phase im Homeoffice enorm wichtig.