Preboarding aus dem Homeoffice: So machen Sie es richtig

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03
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2020

Wie Sie aus dem Homeoffice Ihre neuen Mitarbeiter vor dem 1. Arbeitstag binden und begeistern.

Eine nie dagewesene Situation sorgt für massenhaftes Arbeiten aus dem Homeoffice. Schuld daran: das Coronavirus. Dies wirkt sich auch auf laufende Preboarding- und Onboardingprozesse aus. Doch was können Sie tun, um aus dem Homeoffice heraus Unsicherheiten der neuen Mitarbeiter noch vor dem ersten Arbeitstag abzubauen und sie auf die Arbeit in Ihrem Unternehmen vorzubereiten? Wir geben Antworten in unseren Handlungsempfehlungen.

Ängste und Sorgen ernstnehmen – neue Mitarbeiter halten

Versetzen Sie sich einmal in die Lage Ihres neuen Mitarbeiters, wenn sich die Angst vor Arbeitslosigkeit in wirtschaftlich schweren Zeiten wie der Corona-Krise breitmacht. Manch einer wird vielleicht versuchen, seine Kündigung rückgängig zu machen und in den vermeintlich sicheren Hafen seines alten Arbeitgebers zurückzukehren. Reagieren Sie darum möglichst rasch, um Ihre neu rekrutierten Mitarbeiter auch wirklich an Bord willkommen heißen zu können, denn: Auch Sie haben Zeit und Geld in den Recruitingprozess gesteckt und benötigen die Unterstützung des neuen Mitarbeiters in Krisenzeiten vielleicht mehr denn je. Genau dieses Gebrauchtwerden müssen Sie ihm nun vermitteln. Aber wie?

Preboarding: Kontakthalten sorgt für Sicherheit

Was schon in einem Preboarding-Prozess außerhalb von Corona-Krisenzeiten Standard sein sollte, gilt jetzt umso mehr: Halten Sie Kontakt! Senden Sie ein Willkommensschreiben, am besten mit Informationen über das weitere Vorgehen. Informieren Sie Ihren neuen Mitarbeiter darin darüber,

  • wie, wann und woher er die technische Hardware erhält, um ggf. aus dem Homeoffice arbeiten zu können,
  • wer seine Ansprechpartner sind und wie er diese erreichen kann und
  • wie der erste Arbeitstag und die Einarbeitung virtuell stattfinden wird. Dabei hilft ein strukturierter Einarbeitungsplan, der im besten Fall bereits mit dem Schreiben übersendet wird.

Bieten Sie außerdem frühzeitig Einblicke in Ihr Unternehmen. Das kann durch eine Onboarding-App, einen Newsletter oder den Zugang zum firmeninternen Intranet geschehen. Und laden Sie ihn über soziale Netzwerke in Ihre Xing- oder LinkedIn-Gruppe ein. Eine weitere Möglichkeit, dem zukünftigen Mitarbeiter die Angst zu nehmen, dass sein Arbeitsvertrag wieder aufgelöst wird, ist, ihn vor Arbeitsantritt zu virtuellen Schulungsmaßnahmen einzuladen und ihn damit bereits jetzt an das Unternehmen zu binden.

Wichtig: Seien Sie ehrlich und versuchen Sie nicht, die außergewöhnliche Situation herunterzuspielen. Nicht alle Prozesse werden reibungslos funktionieren. Vermitteln Sie das Ihrem neuen Mitarbeiter und versichern Sie ihm, dass Sie bei Problemen immer ein offenes Ohr haben.

Orientierung geben

Ist der neue Mitarbeiter schließlich an Board, schaffen Sie mit einem Einarbeitungsplan in der Orientierungsphase Sicherheit. Darin enthaltene Inhalte sollten, wenn möglich, virtuell als Webinar, E-Learning-Kurs oder als digitales Handout (z. B. als ‚How-to‘-Tutorial) angeboten werden. Wichtige Inhalte der Einarbeitung können durch Teammitglieder auch mithilfe von Videochats und Screen-Sharing übermittelt werden. Tägliche Teammeetings über Videochats geben Struktur und helfen dem Neuen, sich schneller zu integrieren. Außerdem ist es hilfreich, wenn Teammitglieder aktiv auf den Neuen zugehen, damit er sich willkommen fühlt, und er erste Aufgaben allein bewältigen darf, um ihm das Gefühl zu vermitteln, dass er wichtig und keine Last ist. Sie sehen: Unabdingbar bleibt wie schon im Preboarding ein hohes Maß an Kommunikation. Erfahren Sie in unserem Artikel Onboarding aus dem Homeoffice weitere nützliche Tipps, wie Sie das Onboarding in virtuellen Teams gestalten können.

Wie lassen sich virtuelles Pre- und Onboarding kurzfristig umsetzen?

Damit der Preboarding-Prozess bzw. der Onboarding-Prozess für die Zeit der Krise soweit wie möglich virtuell laufen kann, sollten Sie zunächst priorisieren und ausloten, welche Maßnahmen sich einfach und welche schwer umsetzen lassen. Vielleicht findet sich auch ein Mittelweg für schwer umzusetzende Themen oder diese können z. B. im Einarbeitungsplan nach hinten verschoben werden. Stellen Sie sich auf jeden Fall folgende Fragen und erarbeiten Sie einen Plan:

  • Was kann im Prozess bestehen bleiben, weil es bereits jetzt digital funktioniert? Was muss angepasst werden?
  • Welche Themen sind wichtig, welche vernachlässigbar, anders gesprochen: Was ist ein „Must-have“, was ein „Nice-to-have“?
  • Welche Themen der Must-have-Liste haben oberste Priorität? Und ebenso: Welche Themen der Nice-to-have-Liste müssen danach zuerst umgesetzt werden?

Sehen Sie die aktuelle Situation als Chance: Wer in diesen Zeiten die nötige Sicherheit vermittelt und zeigt, dass er die schwierige Lage des neuen Mitarbeiters erkannt hat, sich darauf einstellt und auf dessen Bedürfnisse eingeht, kann sich auf eine lange Solidarität des Mitarbeiters einstellen.

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