#Onboarding-Werkstatt #7: Wie gehen Sie in der #Integrations-Phase vor?

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2020

Einarbeitungsplan, Patenprogramm, Feedbackkultur: Auch im Homeoffice sind diese Elemente für ein erfolgreiches Onboarding essentiell.

Was sollte ein Einarbeitungsplan beinhalten?

Anhand der Aufgaben, die den neuen Kollegen erwarten, erstellt der Vorgesetzte vorab in Zusammenarbeit mit dem künftigen Team einen fachlichen Einarbeitungsplan und Lernziele für die ersten Wochen. Nach Arbeitsbeginn definiert der Chef gemeinsam mit dem neuen Mitarbeiter die »Lern-Meilensteine« mit Hilfe des Einarbeitungsplans und legt die konkreten ersten Arbeitsziele und eventuelle Fortbildungs- oder Schulungsmaßnahmen fest. So können die Lernfortschritte beobachtet und eventuelle Lücken identifiziert werden. Bei Nicht-Erreichen bestimmter Lernziele/-etappen kann die Führungskraft besser nach den Ursachen forschen und konstruktive Lösungen entwickeln. Nur so kann er nach der Probezeit eine fundierte Übernahmeentscheidung treffen.

Ein Einarbeitungsplan sollte folgende Punkte enthalten:

  • Administrative Vorbereitung: Gibt es noch offene Punkte?
  • Persönliche Vorstellung der wichtigsten Ansprechpartner/Mitarbeiter aus anderen Fachbereichen, mit denen der neue Kollege zu tun haben wird.
  • Kennenlernen der Abteilungen, die für die Einarbeitung notwendig sind.
  • Betriebliche Einarbeitungsmaßnahmen wie z. B. Einführungskurse, Softwareschulungen und Vorstellung des Produktportfolios.
  • Aufgaben, Projekte und Arbeitsziele für die ersten 6 Monate.
  • Planung und Terminierung von regelmäßigen Mitarbeitergesprächen.
  • Kompetenzaufbau durch festgelegte Weiterbildungsmaßnahmen.
  • Geplanter Review.

Wichtig: Wie lange die Einarbeitungsphase insgesamt dauert, die der Einarbeitungsplan abdecken sollte, unterscheidet sich stark je nach Tätigkeit und Unternehmen. Während bei manchen Jobs schon wenige Wochen ausreichen, sind für andere Tätigkeiten Monate für den erforderlichen Kompetenzaufbau und die Erarbeitung von selbständiger Handlungsfähigkeit nötig.

Was sind Aufgaben eines Paten?

Der Pate ist der Starthelfer des neuen Kollegen und sollte ihn gerade in der Anfangsphase unterstützen. Die Aufgaben eines Paten sind z. B.

  • Fachliche Einarbeitung in die wichtigsten Aufgaben, dies kann ggf. auf mehrere Personen verteilt werden, je nach Aufgabengebiet und fachlichem Können.
  • Ins Team integrieren: Der Pate spielt als »sozialer Kümmerer« eine sehr wichtige Rolle. Falls es gemeinsame Aktivitäten außerhalb der Arbeitszeit gibt, wie z. B. gemeinsames Joggen in der Mittagspause oder regelmäßige Sportaktivitäten, sollte der neue Mitarbeiter von seinem Paten ebenfalls dazu eingeladen werden. Es sollte auch selbstverständlich sein, dass er in der ersten Zeit von seinen Teamkollegen oder dem Paten zum Mittagessen an den Tisch dazu gebeten wird – er kennt schließlich noch niemand in der neuen Firma.
  • Übergreifende Kontakte & Vernetzung herstellen: Solche Gelegenheiten lassen sich auch dazu nutzen, den neuen Kollegen weiteren Mitarbeitern aus anderen Bereichen vorzustellen. Dies verhilft ihm schon zu ersten abteilungsübergreifenden Kontakten und gibt ihm die Möglichkeit sich intern zu vernetzen.
  • Betriebliche Abläufe erläutern: Der Pate sollte dem neuen Mitarbeiter die internen Abläufe, Prozesse und Regeln vermitteln und ihm bei allen Fragen mit Rat und Tat als Ansprechpartner bei allen Belangen zur Seite stehen.

Wie wichtig ist Feedback und wie mache ich es richtig?

In den regelmäßigen Mitarbeitergesprächen während der Probezeit stellt die Führungskraft die Weichen für die künftige top Performance des Mitarbeiters. Hier vereinbart der Vorgesetzte mit dem Mitarbeiter Aufgaben und Ziele und bespricht die bisherigen Arbeitsergebnisse. Auch weitere Entwicklungsmaßnahmen und eventuell auftretende Konflikte werden in regelmäßigen Gesprächen geklärt. Sie geben der Führungskraft die Möglichkeit, die Integration des neuen Mitarbeiters als Starthelfer und Coach zu begleiten und zu prüfen, ob die vereinbarten Ziele und notwendigen Kompetenzen auch wirklich erreicht wurden. Später dienen diese Probezeitgespräche als Basis für die Übernahmeentscheidung.

Für eine gute Kommunikation in der Einarbeitungsphase und in den Mitarbeitergesprächen ist eine offene Feedback-Kultur wichtig. Vorgesetzte begleiten ihren neuen Mitarbeiter durch professionelles, regelmäßiges Feedback, um ihm so frühzeitig und kontinuierlich eine Rückmeldung zu seinen Arbeitsergebnissen zu geben, denn niemals sind Mitarbeiter so sehr auf Feedback angewiesen, wie in ihrer Onboarding-Phase während der ersten Wochen und Monaten im neuen Unternehmen. Sie können noch nicht wissen, wie die ungeschriebenen Gesetze im Unternehmen lauten, welche Prozesse wie organisiert sind, welche Entscheidungswege einzuhalten sind etc.

Feedback sollte dabei als konstruktive Rückmeldung verstanden werden, die der neue Mitarbeiter vom Feedbackgeber zu seinem Verhalten und seinen Arbeitsergebnissen bekommt. Feedback sollte:

  • beschreibend – nicht bewertend oder interpretierend,
  • konkret – nicht verallgemeinernd oder pauschal,
  • realistisch – nicht utopisch unmittelbar – nicht verspätet
  • wertschätzend – nicht von oben herab sein.

Wichtig: Führungskräfte, Pate UND Kollegen stehen in der Pflicht, den neuen Mitarbeiter mit konstantem Feedback – auch zu seinem Verhalten – zu versorgen. Nur so bekommt er eine verlässliche Rückmeldung zu seinen Arbeitsergebnissen und zu seinem Verhalten und kann einschätzen, wie er auf andere wirkt.

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