#Onboarding-Werkstatt #6: Wie gehen Sie in der #Orientierungs-Phase vor?

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2020

In der Folge #6 zeigt die #Onboarding-Werkstatt, wie Sie die Orientierungs-Phase - im Office oder Homeoffice - bestmöglich nutzen.

Wie gehe ich an den ersten Arbeitstagen vor?

Egal wo man neu anfängt, alles ist erstmal fremd. Bei einem neuen Arbeitsplatz ist das nicht anders. Versetzen Sie sich in Ihren neuen Mitarbeiter: Für ihn beginnt ein neuer Lebensabschnitt mit neuen Aufgaben, Kollegen, Vorgesetzten und Regeln. Zudem muss er seine Fähigkeiten erst noch beweisen und steht daher an den ersten Tagen regelrecht unter Druck.

Das Ziel der ersten Arbeitstage ist es daher, dass sich der neue Mitarbeiter mit einem netten Empfang willkommen fühlt und einen positiven ersten Eindruck vom Unternehmen, den Vorgesetzten und seinen neuen Kollegen bekommt. So kann dies gelingen:

  • Ein herzliches Willkommen: Besondere Wertschätzung drückt der Vorgesetzte aus, wenn er den neuen Mitarbeiter an seinem ersten Arbeitstag persönlich am Empfang abholt. Lässt das seine Zeit nicht zu, sollte der Pate den Neuen pünktlich zur verabredeten Zeit begrüßen.
  • Einführung ist Chefsache: Die erste Orientierung für die kommende Woche gibt der Chef in einem Einführungsgespräch. Danach stellt er dem neuen Kollegen den Einarbeitungsplan, seinen Paten und natürlich die Teamkollegen vor. Auch den ersten Firmenrundgang übernimmt üblicherweise der Chef und stellt den neuen Mitarbeiter auch dem erweiterten Kollegenkreis vor. Dies sollte möglichst dosiert stattfinden, damit der Neue die Chance hat, sich auch alle Namen zu merken! Ein solches Vorgehen gibt ihm eine erste Orientierung bezüglich der neuen Firma und seinen künftigen Aufgaben und er lernt gleich die Menschen kennen, mit denen er künftig zusammenarbeiten wird.
  • Die erste Einweisung am neuen Arbeitsplatz: Diese übernimmt meist der Pate, der in der nächsten Zeit den neuen Mitarbeiter betreuen wird und als Ansprechpartner in allen Lebenslagen dient.
  • Die Mittagspause: Nach diesen vielen neuen Eindrücken ist es Zeit für eine Pause: Der Pate und/oder das Team sollte den neuen Mitarbeiter in der ersten Zeit zum Mittagessen mitnehmen. Falls es feste Zeiten für die Kaffeepausen gibt, sollte er auch hier gleich von Anfang an integriert werden.
  • Die ersten Arbeitsaufträge: Am Nachmittag des ersten Tages kann sich der neue Mitarbeiter an den ersten Arbeitsauftrag wagen. Vorgesetzter und Team sollten schon im Vorfeld überlegen, ob es geeignete Aufgaben gibt, die dem Können des Neuen entsprechen und die er ohne große Einarbeitung auch schon in den ersten Arbeitstagen abschließen kann. Gibt es in den ersten Tagen keine »Kleinprojekte«, könnte der neue Mitarbeiter bei seinem »Paten« mitlaufen und diesen bei dessen Arbeit unterstützen.

Was sollte man für Mitarbeiter, die im Homeoffice oder remote arbeiten, beachten?

Mitarbeiter, die im Homeoffice oder remote arbeiten, benötigen wg. der fehlenden Möglichkeit, „zufällig“ oder „bei einem Kaffee“ die Kollegen kennen zu lernen, eine besondere Vorgehensweise. Auch sind Einarbeitungen über Distanz oft herausfordernder als im direkten Kontakt. Punkte, die Sie beachten sollten:

  • Gezielt sollten Videokonferenzen anberaumt werden, an denen die Kollegen integriert werden. Dies können sog. morgendliche „Dailies“ sein, an denen die Aufgaben des Tages durchgesprochen werden. Oder tägliche, geplante „Coffee-Meetups“, an denen die Newbies die Kollegen „zu Gesicht“ bekommen. Als Faustregel gilt: Überall, wo man den remote arbeitenden Kollegen in den ersten Tagen einbeziehen kann, sollte dies über eine Video- oder Telefonkonferenz geschehen.
  • Selbstverständlich muss die notwendige Arbeitsausstattung rechtzeitig an den Mitarbeiter versendet werden.
  • Etwaige Welcome-Packages sollten so an die Homeoffice-Adresse verschickt werden, dass der neuen Mitarbeiter sie am 1. Arbeitsag auch wirklich in Händen hält.
  • Der in der Preboarding-Phase begonnene Dialog mit Chef, HR oder dem Buddy sollte weitergeführt bzw. sogar noch intensiviert werden. Ein täglicher Anruf, wie es dem neuen Kollegen geht, ist Pflicht.
  • Welcome Day: In größeren Unternehmen finden üblicherweise in den ersten Tagen Begrüßungsveranstaltungen für alle neuen Mitarbeiter statt, die ungefähr zeitgleich neu anfangen. An einem gemeinsamen »Welcome Day« kann das Unternehmen allen Neuen die Unternehmensleitlinien, die Firmenkultur, das Produktportfolio und allgemeine abteilungsübergreifende Gegebenheiten vorstellen. Vertreter aus den einzelnen Bereichen können z. B. kurz ihre Abteilung mit den wichtigsten Aufgaben vorstellen. Über eine Live-Übertragung oder als Teilnehmer einer Videokonferenz können die neuen Kollegen hier remote integriert werden.
  • Die Einrichtung eines Onboardee-Networking-Circles bietet den Newbies eine gute Möglichkeit zur Vernetzung. Dies funktioniert auch gut remote über die entsprechenden Tools. Solche Netzwerke unter Neuankömmlingen halten sich oft sehr lange und bieten die Möglichkeit zu abteilungsübergreifendem Austausch.

 

Sind Abschlussgespräche jetzt schon sinnvoll?

Der Vorgesetzte sollte am Ende des ersten Arbeitstages und am Ende der ersten Arbeitswoche auf jeden Fall nochmals Zeit für Feedback-Gespräche einplanen. Welche Fragen sind beim Mitarbeiter offengeblieben? Wie waren seine Eindrücke des ersten Tages? Haben sich seine Erwartungen erfüllt? Der Vorgesetzte gibt einen Ausblick, wie die konkrete Einarbeitungsphase in den nächsten Tagen ablaufen wird und bespricht die Termine der nächsten Tage. Der Mitarbeiter erhält damit eine wichtige Orientierung für die nächste Zeit. In diesen Abschlussgesprächen können zudem in aller Ruhe auch die Ergebnisse der ersten kleinen Arbeitsaufträge besprochen werden.

Die #Onboarding-Werkstatt beschreibt in 10 Folgen anhand jeweils 3 Leitfragen, was rund um exzellentes Mitarbeiter-Onboarding wichtig ist. Sie finden hier alle Folgen der #Onboarding-Werkstatt.

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