Onboarding-Werkstatt #5: So gehen Sie in der Preboarding-Phase vor

Welche administrativen Vorbereitungen sollten getroffen werden?

Es sollte selbstverständlich sein, dass Sie in der Preboarding-Phase alle Vorbereitungen für einen komplett ausgestatteten Arbeitsplatz (inkl. aller notwendigen Berechtigungen) zum ersten Arbeitstag treffen. So erhält der neue Mitarbeiter gleich einen positiven ersten Eindruck vom Unternehmen und hat das Gefühl, dass er erwartet und gebraucht wird. Zu einer guten Vorbereitung gehören:

• (Digitale) Personalakte anlegen
• Arbeitsplatz vorbereiten und komplett ausstatten (inkl. aller notwendigen IT-Berechtigungen und Zugänge für PC, E-Mail-Adresse, Telefon, Räume, Büromaterialien, Dienstwagen, mobile Devices, Schlüssel, etc.)
• Mitarbeiter in Listen, Verteiler und Organigramme eintragen. Damit zeigen Sie, dass er schon Teil des Teams ist.
• Kleinigkeiten erledigen: z. B. Namensschild an der Bürotür, Firmenausweis, Parkberechtigung etc.
• Mitarbeiter und Team über den Start des Neuen informieren, Info über Jobstart im Intranet veröffentlichen
• Geeigneten »Paten« für die Einarbeitungsphase gewinnen
• Individuellen Einarbeitungsplan erarbeiten
• Ersten Arbeitstag vorbereiten
• Wenn Sie regelmäßig einen Welcome Day organisieren, freuen sich Ihre neuen Mitarbeiter über eine persönliche Einladung – gerne auch schon vor Arbeitsantritt.

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Wie kann ich bereits vor Arbeitsantritt den (neuen) Mitarbeiter binden?

Gerade die Anfangsfluktuation ist oft beachtlich. Viele Bewerber unterschreiben zwar den Arbeitsvertrag, kündigen aber schon vor dem ersten Arbeitstag oder noch in der Probezeit. Das zeigt, dass ein attraktives Gehalt oder interessante Aufgaben alleine nicht genügen, um den neuen Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden. Oftmals liegen die Trennungsgründe im zwischenmenschlichen Bereich: Es »funkt« nicht zwischen den Kollegen oder der Neue fühlt sich nicht willkommen.

Team einbeziehen

Damit die Teamintegration später reibungslos klappt, sollten Vorgesetzte das Team frühzeitig über vakante Stellen und den Stand des Recruiting Prozesses informieren. Hilfreich ist auch ein Mitspracherecht des Teams bei der Endauswahl der aussichtsreichsten Bewerber. Denn wenn die Kollegen sich für einen potenziellen Kandidaten mitentscheiden, sind sie später eher bereit, ihn in seiner Einarbeitungsphase aktiv zu unterstützen und zu integrieren. Auch wenn Vorgesetzte den Einarbeitungsplan erstellen oder erste Arbeitsaufgaben überlegen, sollten sie immer das Team mit Hinblick auf die spätere Teamintegration einbeziehen.

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Kontakthalten zwischen Vertragsunterschrift und 1. Arbeitstag

Die hohe Anfangsfluktuation auch schon vor dem ersten Arbeitstag zeigt, wie wichtig es ist, dass Unternehmen ihre neuen Mitarbeiter schon in der »Warte-Phase« bei Laune halten. Auch wenn er bei seinem Vorstellungsgespräch schon einen ersten Einblick ins Unternehmen bekommen hat, ist für ihn die Zeit bis zum ersten Arbeitstag oft mit Unsicherheit behaftet. Frühzeitige Kontakte geben ihm das Gefühl, dass er sich richtig entschieden hat und sich der Vorgesetzte und das Unternehmen auf seine Mitarbeit und Unterstützung freuen. Deshalb helfen regelmäßige Kontakte schon vor dem ersten Arbeitstag dabei ein positives Verhältnis aufzubauen. Dafür bieten sich z. B. die folgenden Maßnahmen und Kontaktmöglichkeiten an:

• Willkommensschreiben: Ein freundliches Willkommensschreiben stimmt ihn positiv auf das Unternehmen ein und er weiß, wann er wo erwartet wird. Legen Sie gleich einen Ablaufplan für den ersten Arbeitstag bei, damit er weiß was ihn erwartet.
• Frühzeitige Informationen über bestehende Unternehmensleitlinien, Führungsgrundsätze und Arbeitsstil, betriebliche Umgangsformen oder Teamkultur fördern das Kennenlernen des Unternehmens und ermöglichen eine frühe Identifikation. Geben Sie Ihrem Mitarbeiter schon vorab die Möglichkeit, sich über aktuelle Vorgänge im Unternehmen zu informieren, z.B. über einen Mitarbeiter-Newsletter, eine Firmenzeitschrift, Intranet-Zugang oder aktuelle Pressemitteilungen.
• Einladungen, z. B. zu Schulungsmaßnahmen, Team-Events, Stammtische oder Veranstaltungen, die vor dem eigentlichen Arbeitsantritt liegen. Schön, wenn der neue Kollege gleich dabei ist – laden Sie ihn persönlich dazu ein.
• Wenn Ihr Mitarbeiter vor Arbeitsantritt umziehen muss, bieten Sie Unterstützung an: Infos zu Wohnungssuche, Umzugsunternehmen, Kindergärten, Schule, Freizeitmöglichkeiten etc. helfen ihm über die ersten Hürden.
• Haben Sie eine e-Learning-Plattform? Sie können dem neuen Mitarbeiter schon vorab einen Zugang einrichten. Eine Möglichkeit ist hier z. B., Videobeiträge von Mitarbeitern über das Unternehmen einzubinden. Sie zeigen dem Neuen, dass es Spaß macht, in der Firma zu arbeiten.
• Soziale Netzwerke: Haben Sie eine XING-Gruppe oder sind Sie bei LinkedIn? Schicken Sie ihm eine Einladung und nehmen Sie ihn in Ihre Gruppe auf!

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Wie kann ich zeitlich optimal gesteuert die Mitarbeiter informieren und einarbeiten?

Mit einer digitalen Onboarding-Lösung Weblösung können dem neuen Mitarbeiter alle wichtigen Informationen rund um das Unternehmen zeitlich gesteuert präsentiert werden. So kann HR nützliche Informationen für neue Mitarbeiter verständlich, dosiert und idealerweise auf das jeweilige Mitarbeiterprofil abgestimmt zur richtigen Zeit bereitstellen. Und: So bleiben Sie von Anfang an in Kontakt! Auch das Team kann schon vorab Kontakt aufnehmen und sich z. B. dem Neuen kurz vorstellen. Ein weiterer Vorteil: Da in der Zeit vor dem ersten Arbeitstag ganz unterschiedliche Informationen und handelnde Personen im Unternehmen gefragt sind, unterstützt eine solche Plattform auch dabei, nichts zu vergessen. Die internen Workflows, die beim Onboarding-Prozess in den verschiedenen Abteilungen anfallen, werden automatisiert angestoßen und durchgesteuert und können einfach überwacht werden.

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Die #Onboarding-Werkstatt beschreibt in 10 Folgen anhand jeweils 3 Leitfragen, was rund um exzellentes Mitarbeiter-Onboarding wichtig ist. Sie finden hier alle Folgen der #Onboarding-Werkstatt.

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