Onboarding-Werkstatt #4: Der Onboarding-Prozess

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2020

In der Folge #4 beschäftigt sich die #Onboarding-Werkstatt mit dem Kern des Onboardings: dem Onboarding-Prozess.

Wie gestalte ich die Onboarding-Prozesse?

Beim Modellieren der Onboarding-Prozesse sollten zunächst die vorhandenen Prozesse im Unternehmen genau analysiert und überprüft werden:

  • Was machen wir bereits?
  • Was läuft gut, was nicht? Welche zusätzlichen Maßnahmen sind sinnvoll?
  • Welche Beteiligten übernehmen welche Aufgaben?
  • Wie prüfen wir, dass alle Prozessschritte termingerecht erfolgt sind?
  • Wie können diese Maßnahmen in einen standardisierten Onboarding-Prozess integriert werden?
  • Wie und durch wen werden Maßnahmen an den neuen Mitarbeiter kommuniziert?

HR sollte für die initiale Prozessgestaltung zuständig sein und hat somit eine Überwachungs- und Schnittstellen-Koordinationsfunktion inne. HR kümmert sich in der Regel um administrative Dinge, die Führungskräfte sind vor allem bei der fachlichen Einarbeitung gefragt und die Kollegen/Paten sind insbesondere für die soziale Integration zuständig. Hier stecken jeweils unterschiedliche Aufgabenpakete dahinter, die zu unterschiedlichen Zeitpunkten zu erledigen sind. Um alle Aufgaben reibungslos und rechtzeitig anzustoßen,müssen alle Integrationsmaßnahmen ineinander greifen und sorgfältig koordiniert und überwacht werden. Hier helfen klar definierte Prozesse und Strukturen.

 

Ist digitale Prozess-Unterstützung sinnvoll?

Damit jeder Beteiligte im Einarbeitungsprozess eines neuen Mitarbeiters weiß, wer was wann zu tun hat, ist es hilfreich, wenn die verschiedenen Prozesse digital angestoßen und überwacht werden. Dies ist in vielen Unternehmen noch längst nicht Standard, nur 12 Prozent setzen bislang auf Software-Unterstützung, daher gibt es hier ein großes Optimierungspotenzial (Quelle: Haufe Onboarding-Umfrage 2019).

Die Vorteile einer digitalen Lösung liegen auf der Hand: Die einzelnen Aufgabenpakete können dabei von verschiedenen Personen/ Abteilungen Schritt für Schritt abgearbeitet und kontrolliert werden. Diese digitale Workflow-Unterstützung spart Zeit und stellt sicher, dass der neue Mitarbeiter bestmöglich integriert wird, da keine wichtigen Maßnahmen vergessen werden.

 

Sollten die Onboarding-Prozesse individualisiert werden?

Aus Zeit und Kostengründen wurden bislang in den Unternehmen vorhandene Onboarding-Prozesse kaum individualisiert. Dies macht aber Sinn, da die Anforderungen an das Onboarding je nach Stellenprofil sehr unterschiedlich sein können. In der Praxis zeigt sich hier ein differenziertes Bild (Quelle: Haufe Onboarding-Umfrage 2019):

Für Azubis können Sie z. B. gemeinsame Schulungsmaßnahmen oder Azubi-Events anbieten, für Fachkräfte verschiedener Unternehmensbereiche eignen sich fachspezifische Schulungen und für Vorgesetzte z.B. Führungsseminare. In der Onboarding-Strategie sollte festgelegt werden, ob bestimmte Profile „besonders“ individualisiert werden sollen.

Die #Onboarding-Werkstatt beschreibt in 10 Folgen anhand jeweils 3 Leitfragen, was rund um exzellentes Mitarbeiter-Onboarding wichtig ist. Sie finden hier alle Folgen der #Onboarding-Werkstatt.

Die #Onboarding-Werkstatt ist eine kompakte Zusammenfassung des eBooks "Perfekter Job-Start dank Onboarding".

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