Onboarding-Werkstatt #2: Was bewegt neue Mitarbeiter, HR und die Organisation?

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2020

In der Folge #2 beschäftigt sich die #Onboarding-Werkstatt mit den Gedanken, welche die neuen Mitarbeiter, HR und die Organisation bewegen.

Was geht dem neuen Mitarbeiter durch den Kopf?

Versetzen wir uns nun in die Lage eines Mitarbeiters, wenn er sich für den Job im Unternehmen entschieden hat und der Vertrag unterschrieben wurde. Wie geht es jetzt weiter? Je nach persönlicher Situation dauert es meistens noch einige Wochen, wenn nicht gar Monate bis zum 1. Arbeitstag beim neuen Arbeitgeber. Auch ein Mitarbeiter durchläuft parallel zum Unternehmen die drei zuvor vorgestellten Phasen des Onboardings.

Zweifel im Preboarding

Nachdem der Auswahlprozess, mehrere Gespräche etc. vorbei sind und nun alles unter Dach und Fach ist, machen sich oft die ersten Zweifel breit:

  • "Jetzt muss ich erstmal noch eine Wohnung am neuen Arbeitsort finden."
  • "Was bedeutet der Jobwechsel für mein Privatleben?«"
  • "Kaum unterschrieben, kommt gerade noch ein anderes lukratives Job-Angebot rein – was jetzt?"
  • "Habe ich mich wirklich richtig entschieden?"

Wichtig: Wird er in dieser Unsicherheitsphase komplett sich selbst überlassen, kann es gut passieren, dass er seine Entscheidung nochmal überdenkt und vom Vertrag zurücktritt. Ein professionelles Onboarding setzt bereits hier an und liefert viele Möglichkeiten mit dem neuen Kollegen in Kontakt zu bleiben und ihn in seiner Entscheidung für die Firma zu bestärken.

Unsicherheit vor dem ersten Arbeitstag

Ist diese Phase noch überstanden, rückt so langsam der erste Arbeitstag näher und der neue Mitarbeiter hat in vielen Fällen seit der Vertragsunterzeichnung nichts mehr vom neuen Arbeitgeber gehört. Langsam machen sich Nervosität und Unbehagen breit:

  • "Seit Wochen habe ich nichts von meinem neuen Arbeitgeber gehört. Wissen die überhaupt, dass ich nächste Woche anfange?"
  • "Wann und wo soll ich eigentlich am ersten Tag erscheinen?"
  • "Mit wem von HR hatte ich denn die Gespräche? Erkenne ich sie gleich wieder? Bei jedem Gespräch waren andere Kollegen dabei."
  • "Beim Vorstellungsgespräch waren alle im Anzug, wie soll ich mich am ersten Tag anziehen, gibt es da strenge Vorgaben?"

Wichtig: Machen Sie es Ihrem neuen Mitarbeiter nicht unnötig schwer und zeigen ihm schon vorher, dass alle ungeduldig auf ihn warten und sich freuen, Verstärkung zu bekommen. Sorgen Sie am ersten Tag für einen gelungenen Start. Holen Sie Ihr neues Teammitglied – wenn möglich persönlich – am Empfang ab und nehmen Sie sich Zeit für ein erstes Gespräch. Idealerweise sprechen Sie direkt den Einarbeitungsplan durch und verteilen eine erste Aufgabe. Eine digitale Onboarding-Plattform eignet sich hervorragend für die Informationsvermittlung vor dem ersten Arbeitstag.

Die ersten Tage und Wochen

Nun ist der erste Tag geschafft, was kommt jetzt? Die Praxis zeigt uns immer wieder, dass hier schon in vielen Fällen das Onboarding beendet ist, obwohl es noch gar nicht richtig angefangen hat. Es existiert kein Einarbeitungsplan, geschweige denn ein Pate (oder Buddy), der als erster Ansprechpartner für alle auftretenden Fragen dient. Keiner fühlt sich für den Neuen zuständig. Dieser fragt sich:

  • "Was kann ich heute tun? Mit ist langweilig."
  • "Haben die keine Onboarding-Plattform mit Infos, die ich mir anschauen könnte?"
  • "Wie organisiert sich denn mein Team? Mit wem werde ich enger zusammenarbeiten?"
  • "Wer kann mir bei den Abläufen und Prozessen im Bereich helfen?"
  • "Wann bekomme ich endlich mein eigenes Projekt? So habe ich mir das hier nicht vorgestellt!" 

Wichtig: Alle diese beschriebenen Erfahrungen gipfeln nicht selten in folgender Konsequenz: "Ich glaube, ich kündige!" Soweit sollten Sie es nicht kommen lassen. Denn ein enttäuschter Mitarbeiter kann Ihrem Unternehmen mehr schaden als nur durch eine erneut vakante Stelle und Rekrutierungskosten.

Was bewegt HR und die Organisation?

Die qualifiziertesten Talente zu gewinnen und langfristig an das Unternehmen zu binden ist in unserer immer komplexeren Arbeitswelt einer der Haupterfolgsfaktoren, sowohl von HR als auch von der gesamten Organisation. Im "War for Talents" müssen heute Unternehmen ihre Wunschkandidaten regelrecht umwerben und aktiv nach geeigneten Bewerbern suchen, denn diese haben im Zuge des Fachkräftemangels derzeit gute Auswahlmöglichkeiten zwischen vielen interessanten Arbeitgebern.

Hinzu kommt, dass sich die Erwartungen und Bedürfnisse der Bewerber stetig verändern: sie fragen ganz gezielt nach dem Sinn der Arbeit und haben ein hohes soziales Bewusstsein. Und sie kennen ihren Wert auf dem Arbeitsmarkt genau. Alternative Arbeitsformen und neue, mobile Formate der Wissensvermittlung werden als selbstverständlich erachtet. Arbeitnehmer erwarten regelmäßig neue Herausforderungen bei der Arbeit, Tätigkeiten in Projekten und Möglichkeiten, ihre "Employability"durch neue Lernfelder permanent zu verbessern. Darüber hinaus sieht sich HR mit zunehmend vielfältigen Beschäftigungsformen wie freier Mitarbeit, kurzen Projekteinsätzen, spiralförmigen Karrieren usw. konfrontiert. Daher suchen immer mehr Bewerber, allen voran die stark umworbenen "Young Professionals", nach Arbeitgebern, die zu ihren Wertvorstellungen und Arbeitsweisen passen.

Wichtig: Mit der Entwicklung von passenden, stimmigen und effizienten Onboarding-Journeys, können diese Talente von Anfang an begeistert werden. Diese Aufgabe – zumindest die Initiierung, Konzeption, Koordination und Gesamtverantwortung – fällt in den Aufgabenbereich von HR. Hier haben Personaler die Möglichkeit, einen echten Mehrwert zu generieren und die Organisation von ihrem Beitrag zum Unternehmenserfolg zu überzeugen.

Was ist der ROI von Onboarding-Aktivitäten und was sind geeignete KPI?

Eine strukturiertes und insbes. digitales Onboarding birgt einen hohen monetären Nutzen. Dieser speist sich aus den folgenden Faktoren:

  • Die Einarbeitungskosten für neue Mitarbeiter sinken
  • Die Wiederbesetzungskosten für neue Stellen sinken
  • Neue Mitarbeiter sind schneller produktiv

Spätestens nach der Ausgestaltung des Onboarding-Prozesses ist es empfehlenswert, dass HR – gemeinsam mit der Geschäftsleitung oder den Führungskräften – ein Set an Onboarding-KPI’s definiert, auf welche der Fokus gerichtet werden soll. Hierbei ist es durchaus sinnvoll, dass sich die KPI’s mit der "Prozessreife" verändern. Sind zunächst z.B. eher Kennzahlen wie "Anzahl der via Onboarding-Lösung eingearbeiteten neuen Mitarbeiter" oder "Vollständigkeit der bereitgestellten Contents" relevant, rücken mit zunehmender Professionalisierung komplexere Kennzahlen wie "time to fully operative" (Dauer bis zur vollständigen Leistungsfähigkeit) oder die Frühfluktuationsquote in den Mittelpunkt.

Wichtig: Legen Sie die Verantwortung für die Kennzahlenerhebung und -überwachung genau fest und stellen Sie sicher, dass bei nennenswerten Abweichungen von den gewünschten Zielwerten sofort die "Alarmglocken" läuten.

Die #Onboarding-Werkstatt beschreibt in 10 Folgen anhand jeweils 3 Leitfragen, was rund um exzellentes Mitarbeiter-Onboarding wichtig ist. Sie finden hier alle Folgen der #Onboarding-Werkstatt.

Die #Onboarding-Werkstatt ist eine kompakte Zusammenfassung des eBooks "Perfekter Job-Start dank Onboarding".

Gezielte digitale Unterstützung und eine begeisternde Onboarding-Journey bietet eine Onboarding-App.

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