Onboarding neuer Mitarbeiter: eine Definition

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2019

Onboarding („an Bord zu nehmen“) heißt das Zauberwort gegen die gefürchtete Anfangsfluktuation. Doch was ist Onboarding eigentlich genau?

Was ist Onboarding?

Die geläufigste Definition von Onboarding ist aus Taking On Board abgeleitet: "Das Einstellen und die Aufnahme neuer Mitarbeiter durch ein Unternehmen und vor allem alle Maßnahmen, welche die Eingliederung fördern."

Welche Antwort haben erfolgreiche Firmen auf die gefürchtete Anfangsfluktuation neuer Mitarbeiter und was ist Onboarding eigentlich im Detail? Unternehmen, die sich intensiv um ihre neuen Mitarbeiter bemühen, haben verstanden, dass sich strukturierte Onboarding-Prozesse und Onboarding-Maßnahmen doppelt lohnen. Dabei sollten die drei Dimensionen "Organisation", "Menschen" und "Technologie" berücksichtigt werden.Denn die mühsam rekrutierten und qualifizierten neuen Mitarbeiter fühlen sich wertgeschätzt und willkommen. Und vor allem: Sie engagieren sich dauerhaft für das Unternehmen, zeigen Eigeninitiative und bringen damit das Unternehmen voran.

Warum das Onboarding neuer Mitarbeiter so wichtig ist

Jedes Unternehmen will die besten Mitarbeiter einstellen, aber je nach Branche ist das langwierig und teuer. Oft genug wandern gut qualifizierte Mitarbeiter schon in der Probezeit oder im ersten Jahr wieder ab und die Suche beginnt von vorn. Das muss nicht sein. Gerade wenn gute Fachkräfte auf dem Arbeitsmarkt heiß begehrt sind, ist es umso wichtiger, sie schnell und gut zu integrieren. 

Fühlen sich neue Fachkräfte wohl, bleibt ihr teuer eingekauftes Wissen und Know-how dem Unternehmen länger erhalten. Wer bereits nach kurzer Zeit gut integriert ist, sieht schneller wie er sich gewinnbringend im Unternehmen einbringen kann - und dies motiviert. Weiterer Vorteil: Ein gut strukturiertes Onboarding spricht sich herum. Nicht selten empfehlen zufriedene Mitarbeiter ihren neuen Arbeitgeber auch ihren Freunden – weiteren potenziellen Top-Fachkräften. So kann ein exzellenter Onboarding-Prozess auch monetarisiert werden: siehe auf der Seite unseres Onboarding-Rechner

So gelingt der Einarbeitungsprozess neuer Mitarbeiter

Wenn Sie sich fragen was ist Onboarding eigentlich, sollten Sie wissen, dass es sich dabei um einen systematischen Einarbeitungsprozess handelt. Das „an Bord nehmen“ des neuen Kollegen gelingt am besten in mehreren Phasen:

  • Mit dem freundlichem Kontakthalten vor dem eigentlichen Arbeitsantritt,
  • einer herzlichen Begrüßung und Einführung,
  • einer gut vorbereiteten fachlichen Einarbeitung
  • und - ganz wichtig! – mit der sozialen Integration neuer Mitarbeiter ins Team.

Der Onboarding-Prozess beginnt schon mit der Vertragsunterzeichnung und endet frühestens nach Abschluss der Probezeit, spätestens aber nach einem Jahr. Oft genügen einfache Maßnahmen, die aber in einem strukturierten Onboarding-Prozess zusammengefasst werden müssen.

Onboarding-Prozess: die 4 Phasen der Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Im Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter können - wie in einem Onboarding-Guide - vier Phasen unterscheiden werden. Diese Phasen können sich überlappen - sowohl zeitlich als auch inhaltlich.

1. Bestätigungsphase: Maßnahmen vor Arbeitsantritt

Schon ab der Vertragsunterzeichnung sollten Arbeitgeber neuen Mitarbeitern das Gefühl vermitteln, dass sie sich richtig entschieden haben und dass sie sich auf seine Mitarbeit und Unterstützung freuen. Es gilt schon vor dem ersten Arbeitstag Kontakt zu suchen und ein positives Verhältnis aufzubauen, z.B. mittels einer Onboarding Software oder einer einfachen Begrüßungsmappe. 

Es geht darum, dass der Kandidat schon vorab einen Onboarding-Guide erhält, in dem Infos und Einblicke ins Unternehmen enthalten sind. Natürlich freut er sich auch über Einladungen zu Schulungsmaßnahmen und Veranstaltungen, die vor dem eigentlichen Arbeitsantritt liegen, sofern zeitlich für ihn machbar. Ein freundliches Willkommensschreiben mit einem Ablaufplan für den ersten Arbeitstag stimmt neue Mitarbeiter positiv auf das Unternehmen ein. Alle schon erledigten organisatorischen Aufgaben, wie z.B. ein komplett ausgestatteter Arbeitsplatz inkl. aller notwendigen Berechtigungen signalisieren ihm, dass er erwartet wird und sofort loslegen kann.

2. Begrüßungsphase: Erster Arbeitstag und die erste Woche positiv gestalten

Meist steht der neue Mitarbeiter an seinem ersten Arbeitstag regelrecht unter Anspannung. Das Ziel sollte daher sein, dass er sich mit einem netten Empfang willkommen fühlt und einen positiven ersten Eindruck bekommt. Keinesfalls darf sich der neue Mitarbeiter am ersten Tag langweilen oder „fehl am Platz“ fühlen. Nimmt sich die Führungskraft dagegen persönlich Zeit für ein Einführungsgespräch, zeigt er dem Mitarbeiter dadurch seine Wertschätzung und gibt schon zu Beginn ein wichtiges Signal für die weitere Zusammenarbeit. 

Am ersten Arbeitstag stellt er dem neuen Kollegen den Einarbeitungsplan, seinen Paten und natürlich die Teamkollegen vor. Auch den ersten Firmenrundgang übernimmt bestenfalls der Vorgesetzte selbst und stellt den neuen Mitarbeiter auch den wichtigsten Kollegen vor, mit denen er künftig zusammenarbeiten wird. Der Neue kann sich dabei schon am ersten Tag über die Firma und die künftigen Aufgaben orientieren und er lernt gleich die Menschen kennen, mit denen er künftig zusammenarbeiten wird.

3. Probezeit: Fachliche Einarbeitung und soziale Integration

Die Begeisterung über den neuen Job gilt es in der Einarbeitungsphase aufrecht zu erhalten. Damit ein neuer Mitarbeiter möglichst schnell produktiv arbeiten kann, muss er fachlich gut eingearbeitet und sozial in das Team eingebunden werden. Ein vorab erstellter individueller Einarbeitungsplan ist das Herzstück der fachlichen Einarbeitung. Er dokumentiert die Aufgaben, Projekte und Arbeitsziele des neuen Mitarbeiters und der Mitarbeiter erfährt, wann welche Fortbildungen und Gesprächstermine stattfinden.

Der Einarbeitungsplan hilft dem neuen Mitarbeiter, sich im neuen Job zu orientieren und erleichtert es auch dem Vorgesetzten, die Einarbeitungsfortschritte zu beobachten, zu dokumentieren und eventuelle Lücken zu identifizieren. Nur so können Vorgesetzte rechtzeitig konstruktive Lösungen entwickeln und auf dieser Basis später eine fundierte Übernahmeentscheidung treffen.

Viele Vorgesetzte legen aber noch viel zu wenig Wert auf die so wichtige soziale Integration. Denn es hängt stark vom guten Willen und der Unterstützung der Kollegen ab, ob und wie schnell der Neue eingegliedert wird. Auch das Team selbst sollte sich um den Neuen bemühen und ihn z.B. zum Mittagessen an den Tisch dazu bitten oder ihn zu gemeinsamen Aktivitäten außerhalb der Arbeitszeiten einladen.

Ein Patensystem trägt in hohem Maß dazu bei, einen neuen Mitarbeiter fachlich und sozial zu integrieren. Dabei steht ein „Pate“ dem neuen Kollegen in der Anfangsphase als Ansprechpartner in allen fachlichen, persönlichen und organisatorischen Belangen zur Seite. Mit einem Welcome Day für die neuen Mitarbeiter schlagen Unternehmen gleich zwei Fliegen mit einer Klappe: Sie können allen Neulingen gleichzeitig das Unternehmen, die Abteilungen, Produkte und die Unternehmenskultur näherbringen. Dabei helfen sie den neuen Mitarbeitern, sich gegenseitig zu vernetzen. Außerdem kann der Welcome Day genutzt werden, um neue Mitarbeiter den Kollegen vorzustellen.

4. Mitarbeiterbindung: Übergang vom Onboarding-Prozess ins Talentmanagement

Nach der Probezeit ist der Mitarbeiter endgültig im Unternehmen angekommen. Nun folgt der fließende Übergang in die bestehenden Personalentwicklungsmaßnahmen. Es gilt den Mitarbeiter optimal zu fördern, damit er sich weiterentwickeln kann. Ein Probezeitgespräch hilft hier nachhaltig. Nur so wird er sich auch weiterhin engagiert und motiviert mit eigenen Ideen und Vorschlägen ins Unternehmen einbringen.

Was ist wichtig beim Onboarding?

Damit ein erfolgreiches Onboarding der neuen Mitarbeiter gelingt, ist es wichtig, sie ihn allen Onboarding-Phasen sinnvoll zu unterstützen. Positive Erfahrungen sollen neuen Mitarbeitern helfen, eventuell aufgetretene erste Enttäuschungen zu verarbeiten. Über den gesamten Zeitraum ist es daher wichtig, dass Team, Pate und Vorgesetzter stets ein offenes Ohr für den neuen Mitarbeiter haben. Regelmäßige Mitarbeitergespräche während der Probezeit geben der Führungskraft die Möglichkeit, die Integration des neuen Mitarbeiters als Coach zu begleiten und abzuklären, ob Ziele und nötige Kompetenzen erreicht wurden.

Der Mitarbeiter braucht in der Einarbeitungsphase ein professionelles und regelmäßiges Feedback von seinem Chef. So erhält er frühzeitig und kontinuierlich Rückmeldung über seine Arbeitsleistung. Am Ende der Probezeit muss der Vorgesetzte entscheiden, ob der Mitarbeiter übernommen wird. Dabei helfen ihm die strukturierten Notizen, die den Onboarding-Prozess während aller Onboarding-Phasen begleiten sollten.

Folgende Fragen können die Bewertung des Onboarding-Prozess erleichtern:

  • Welche Phasen der Einarbeitung sind erfolgreich abgeschlossen?
  • Welche Maßnahmen zur Integration stehen noch aus?
  • Welche Mitarbeiter-Ziele können jetzt schon definiert werden?

Kostenloser Leitfaden (pdf): Aufbau der eigenen digitalen Onboarding-Lösung

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