Onboarding neuer Mitarbeiter:innen: Eine Definition

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2022

Onboarding heißt das Zauberwort im "war for talents" gegen die gefürchtete Anfangsfluktuation. Doch wie sieht die Definition von Onboarding eigentlich aus?

Was ist Onboarding- eine Definition?

Die geläufigste Definition von Onboarding ist aus Taking On Board abgeleitet: "Das Einstellen und die Aufnahme neuer Mitarbeiter:innen durch ein Unternehmen und vor allem alle Maßnahmen, welche die Eingliederung fördern."

Unternehmen, die sich intensiv um ihre neuen Mitarbeiter:innen bemühen, haben gemäß der Onboarding Definition verstanden, dass sich strukturiertes Onboarding und Onboarding-Maßnahmen lohnen. Dadurch fühlen sich die mühsam rekrutierten und qualifizierten neuen Talente wertgeschätzt und willkommen. Das danken sie in der Regel durch ihre Motivation und Einsatz für das neue Unternehmen.

Warum Onboarding im "war for talents" so wichtig ist

Jedes Unternehmen will die besten Mitarbeiter:innen einstellen, aber je nach Branche ist dieser "war for talents" langwierig und teuer. Hochqualifizierte Fachkräfte können selbst nach der Vertragsunterschrift noch ins Wanken kommen, wenn sie weitere interessante Stellenangebote erhalten. So kommt es in der Praxis leider häufig vor, dass die neuen Talente zum ersten Arbeitstag gar nicht erst erscheinen, weil ein vermeintlich besserer Arbeitgeber sie noch schnell abgeworben hat.

So sieht leider oft die Praxis aus

Viele neue Talente fühlen sich während der ersten Arbeitstage und Wochen allein gelassen, z. B. weil:

  • weil sich niemand so recht zuständig fühlt undAnsprechpartner:innen fehlen,
  • keine sinnvollen Aufgaben definiert wurden,
  • Hintergrundinformationen fehlen,
  • und es keinen Einarbeitungsplangibt.

Nicht selten denken sie bereits am ersten Arbeitstag an eine Kündigung oder wandern schon in der Probezeit oder im ersten Jahr wieder ab und für die Unternehmen beginnt die Suche von vorn.

Fehlende Zuständigkeiten und Abläufe beim Onboarding bedeuten für Unternehmen verschenktes Potenzial. Denn neue Mitarbeiter:innen werden später produktiv, als sie es mit einer guten fachlichen Einarbeitung und sozialen Integration sein könnten. Das muss nicht sein. Gerade wenn gute Fachkräfte auf dem Arbeitsmarkt heiß begehrt sind, ist es umso wichtiger, sie dankprofessionell gemachtem Onboarding schnell zu integrieren.

Denn: Fühlen sich neue Fachkräfte im Unternehmen wohl, bleiben ihr teuer eingekauftes Wissen und Know-how dem Unternehmen länger erhalten. Wer bereits nach kurzer Zeit gutintegriert ist, engagiert sich fürs Unternehmen, zeigt Eigeninitiative und bringt dadurch das gesamte Unternehmen voran. Die Investition in ein gutstrukturiertes Onboarding Konzept lohnt sich also!

Weiterer Vorteil: Ein planvolles Onboarding spricht sich herum. Nicht selten empfehlen zufriedene Mitarbeiter:innen ihren neuen Arbeitgeber auch ihren Freunden – weiteren potenziellen Top-Fachkräften. So kann ein exzellentes Onboarding auch im "war for talents" monetarisiert werden: Das zeigt unser Onboarding-Rechner.

So gelingt Onboarding

Das Onboarding oder „an Bord nehmen“ (wie die gängige Onboarding Definition lautet) gelingt am besten mit einem 3-stufigen Onboarding-Ablauf:

  • Preboarding: Mit dem freundlichem Kontakthalten vor dem eigentlichen Arbeitsantritt,
  • Orientierung: Einer herzlichen Begrüßung und Einführung,
  • Einer gut vorbereiteten fachlichen Einarbeitung und - ganz wichtig! – mit der sozialen Integration neuer Mitarbeiter:innenins neue Team.

Diese drei Onboarding-Phasen können ineinander übergehen oder sich überlappen. Wichtig ist, dass Unternehmen das Onboarding nicht aus einer internen Sicht heraus entwerfen, sondern möglichst aus dem Blickwinkel des neuen Mitarbeiters. Denn nur eine strukturierte und begeisternde "Onboarding Journey" schafft von Anfang an zufriedene und motivierte Mitarbeiter, die auch schneller produktiv werden.

Was ist wichtig beim Onboarding

Damit ein erfolgreiches Onboarding der neuen Mitarbeiter:innengelingt, ist es wichtig, sie in allen Onboarding-Phasen sinnvoll zuunterstützen:

  • Positive Erfahrungen sollen neuen Mitarbeiter:innen helfen, eventuell aufgetretene erste Enttäuschungen zu verarbeiten. Über den gesamten Zeitraum ist es daher wichtig, dass Team, Pate und Vorgesetzter stets ein offenes Ohr für sie haben.
  • Regelmäßige Gespräche während der Probezeit geben den Führungskräften die Möglichkeit, die Integration der neuen Kolleg:innen als Coach zu begleiten und sich zu versichern, ob Ziele und nötige Kompetenzen erreicht wurden.
  • Die Mitarbeiter:innen brauchen in der Einarbeitungsphase ein professionelles und regelmäßiges Feedback von ihrer Führungskraft. So erhalten sie frühzeitig und kontinuierlich Rückmeldung über ihre Arbeitsleistung.

Am Ende der Probezeit muss die Führungskraft entscheiden, ob das neue Teammitglied übernommen wird. Dabei helfen die strukturierten Notizen, die während des gesamten Onboardings in allen Phasen gesammelt wurden.

Onboarding Video: Experten erklären was Onboarding bedeutet

Unsere Experten erläutern im Video,

  • wie Onboarding definiert wird,
  • was die strukturierte Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen, im Unternehmenskontextbedeutet,
  • mit welchen Mitteln ein erfolgreiches und professionelles Onboarding dafür sorgen kann, dass sich neue Kolleg:innen von Anfang an gut aufgehoben fühlen,
  • welche Phasen das Onboarding hat und
  • welche Maßnahmen ein erfolgreiches Onboarding-Programm auszeichnen.

Mehr Motivation von Anfang an durch professionelles Onboarding

Erfolgreiches Onboarding begleitet und begeistert neue Mitarbeiter:innen von Anfang an und reduziert damit nachhaltig die Frühfluktuation, d.h. die Kündigung innerhalb der Probezeit. Außerdem ist ein positiv erlebter Start im neuen Unternehmen ausschlaggebend für den weiteren Karriereweg. Ob sich neue Talente in dem gewünschten Maß engagieren und damit die erhoffte Leistung erbringen, hängt also auch wesentlich vom gesamten Einarbeitungsprozess ab.

Wichtig zu wissen: Digitale Unterstützung, z.B. durch eine Onboarding Software, kann hierbei sehr hilfreich sein.

Kostenloser Leitfaden (pdf): Aufbau der eigenen digitalen Onboarding-Lösung
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