Onboarding als Teil der Employee Experience - voller Fokus auf den neuen Mitarbeiter:innen

Der erste Eindruck zählt: Wir beurteilen Studien zufolge andere Menschen nach der ersten Zehntelsekunde. Auch Bücher wandern schnell wieder ins Verkaufsregal zurück, wenn die Aufmachung nicht gefällt. Bei einem neuen Arbeitgeber ist es ähnlich: Überzeugt ein Arbeitgeber neue Mitarbeiter:innen in der Anfangsphase nicht, sind diese auch schnell wieder weg. Denn meistens lässt sich der erste Eindruck nur schwer revidieren. Daher haben die Onboarding-Erfahrungen der ersten Tage und Wochen einen großen Einfluss auf die gesamte Employee Experience - und damit auf die langfristige Mitarbeiterbindung und -motivation. Nur wenn neue Mitarbeiter:innen von der Firma überzeugt sind und sich wirklich willkommen fühlen, verwenden sie auch ihre Zeit und Energie dafür, sich für den neuen Job und die Firma zu engagieren und sich motiviert einzuarbeiten. Und damit auch schnell einsatzbereit zu sein. Unser Beitrag zeigt, mit welchen Schwierigkeiten neue Mitarbeiter:innen zu kämpfen haben und was Sie tun können, um die Employee Experience positiv zu gestalten.

Warum ist das Onboarding als Teil der Employee Experience so wichtig?

Niemand käme auf die Idee, gerade gewonnene Kund:innen nach dem ersten Einkauf keine große Aufmerksamkeit mehr zu schenken. Schließlich sollen diese ja möglichst bald wieder einkaufen. Die allermeisten Unternehmen verwenden daher viel Zeit und Energie darauf, ihre Kund:innen auch nach der Kaufentscheidung zufrieden zu stellen und die Kundenbeziehung zu pflegen. Warum sollte es bei neuen Mitarbeiter:innen anders sein? Schließlich haben Firmen auch eine Menge Zeit und Geld in die Mitarbeitersuche investiert: Employer Branding, Recruiting und Candidate Experience sind hier die Stichwörter. Nichts wäre für eine Employee Experience fataler, als wenn neue Mitarbeiter:innen nach einem kurzen Intermezzo gleich wieder das Weite suchen. Vielmehr gilt es ihnen zu zeigen, dass sie sich richtig entschieden haben, indem sie möglichst von Anfang an gute Erfahrungen mit dem neuen Arbeitgeber sammeln.

Denn: Je engagierter sich die Firmen um ihre neuen Mitarbeiter:innen kümmern, je begeisternder die Employee Experience ist, desto eher bleiben sie auch langfristig. Und desto mehr Einsatz und Motivation werden sie im Gegenzug auch zeigen und sich in der Öffentlichkeit positiv über den Arbeitgeber äußern. Und vielleicht sogar Freunde für weitere offene Stellen werben. Unternehmen sind daher gut beraten in das Onboarding neuer Mitarbeiter:innen einige Zeit und Mühe zu investieren, um die Employee Experience von Anfang an positiv zu gestalten.

Onboarding Experience und Employee Experience: Eine kurze Abgrenzung und Definition

Sobald die Personalauswahl für einen neuen Job getroffen ist, beginnt die sog. Onboarding Experience. Dies sind alle Onboarding Erfahrungen, die neue Mitarbeiter:innen ab dem Zeitpunkt Vertragsunterschrift mit der neuen Firma sammeln. Die Frage, wann wird aus der Onboarding Experience die Employee Experience ist dagegen schwieriger zu beantworten, denn hier ist der Übergang meist fließend nach der Probezeit. Unsere Onboarding Experience Definition zeigt aber auch, dass Unternehmen schon frühzeitig (ab der Vertragsunterschrift) in die neue Mitarbeiterbeziehung investieren sollten und damit nicht bis zum ersten Arbeitstag warten dürfen.

Die nachfolgenden Tipps helfen dabei, die Onboarding Experience für „New Hires“ durchgängig positiv zu gestalten.

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1. Schneller Arbeitsvertrag nach der Jobzusage

Nichts ist beunruhigender für frisch ausgewählte Kandidat:innen, als wenn der Arbeitsvertrag ewig auf sich warten lässt. Den Arbeitsvertrag nach der Zusage zeitnah vorliegen zu haben ist ein guter Start in die Onboarding Experience. Neue Mitarbeiter:innen wünschen sich eine schnelle Gewissheit, denn in den allermeisten Fällen müssen sie rechtzeitig und fristgemäß bei den bisherigen Arbeitgebern kündigen oder andere Jobangebote ausschlagen.

Tipp:
Dies machen neue Mitarbeiter:innen umso lieber, wenn sie den neuen Arbeitsvertrag nach der Jobzusage zügig vorliegen haben und alle Regelungen im neuen Arbeitsvertrag genau durchlesen können und weiß worauf sie sich sich einlassen.

2. Konkrete Ansprechpartner:innen nennen

Meist tauchen nach der Zusage bei frisch rekrutierten Kandidat:innen noch einige Fragen auf, seien es administrative Dinge, Fragen zu konkreten Aufgaben oder schlicht wann sie am ersten Arbeitstag kommen sollen. Daher sollten neue Mitarbeiter:innen gleich ab der Jobzusage wissen, an wen sie sich mit offenen Fragen wenden können.

Tipp:
Gestalten Sie daher die „Fragehürde“ so niedrig wie möglich, indem Sie konkrete Ansprechpartner:innen von HR und der Fachabteilung nennen und die neugewonnen Talente ermuntern, dass sie jederzeit auf die Ansprechpartner:innen können.

3. Kontakt bis zum ersten Arbeitstag halten

Durch längere Kündigungsfristen dauert es oft nach der Jobzusage noch einige Wochen oder sogar Monate bis zum ersten Arbeitstag. In vielen Fällen hören die neuen Mitarbeiter:innen bis zum ersten Arbeitstag überhaupt nichts mehr von der neuen Firma. Aber nicht selten trudelt in der Zwischenzeit eine weitere Zusage einer anderen Firma ein, schließlich laufen meist mehrere Bewerbungen parallel. Das kann verunsichern und Zweifel an der Entscheidung kommen auf. Worst Case: Neue Mitarbeiter:innen machen kurzfristig noch einen Rückzieher und schicken den Vertrag nicht zurück oder kündigen  noch vor dem Arbeitsantritt.

Tipp:
Lassen Sie daher diese sog. Preboardingphase nicht ohne weitere Kontakte VOR Arbeitsantritt verstreichen. Diese Kontakte zeigen neuen Mitarbeiter:innen, dass man sich um sie bemüht und sie erwartet. Zudem möchten viele neu rekrutierte Mitarbeiter:innen schon mehr über die neue Firma wissen. Nutzen Sie also diesen Zeitraum, um neuen Mitarbeiter:innen schon vorab auf Ihr Unternehmen „einzustimmen“: z.B. durch Infos zu Ihren Unternehmensstrategien, aber auch Einladungen zu Firmenevents, Workshops oder Schulungen, die vor dem Jobstart liegen. Gerade Schulungen vorab zeigen neuen Mitarbeiter:innen, dass man auf sie wartet und sie zu einem bestmöglichen Start verhelfen will. Das erhöht zusätzlich die Motivation und Vorfreude für den neuen Job. Weitere Kontaktmöglichkeiten sind z.B.:

• Ein netter Eingangsbescheid auf vorab zugesandte Unterlagen
• Ein Willkommensschreiben, in dem Sie nochmals mitteilen, wann neue Mitarbeiter:innen am ersten Arbeitstag wo erwartet werden inkl. einem Ablaufplan für den ersten Arbeitstag
• Vernetzungsmöglichkeiten in Social-Media-Plattformen wie LinkedIn oder XING anbieten.
• Digitale Onboarding-Apps, mit deren Hilfe Sie einfach Firmeninformationen an alle neuen Mitarbeiter:innen streuen können.

Hinweis:
Mit Onboarding-Apps oder -Plattformen schlagen Sie zwei Fliegen mit einer Klappe: Einerseits können Sie die Neuen schon vorab mit allgemeinen Firmeninformationen versorgen, z.B. mit den Firmenleitlinien und der Unternehmenskultur vertraut machen oder auch praktische Informationen zum Standort oder für einen eventuellen Umzug geben. Gleichzeitig halten Sie damit auch schon Kontakt vor dem ersten Arbeitstag und können z.B. das neue Team vorstellen, um Anfangshürden zu nehmen und die soziale Integration zu fördern und präsentieren sich nebenbei als moderner Arbeitgeber, der sich um seine neuen Mitarbeiter:innen bemüht. Neue Mitarbeiter:innen können sich so schon vorab über das Unternehmen informieren und „einstimmen“, sie werden in der Wahl bestärkt und fühlen sich gleichzeitig auch sehr willkommen und wertgeschätzt.

4. Einen herzlichen ersten Arbeitstag gestalten

Die meisten Menschen sehen dem ersten Arbeitstag bei einem neuen Arbeitgeber mit gemischten Gefühlen entgegen. Denn neue Mitarbeiter:innen müssen sich in einem komplett neuen Team einfinden und sich erst einmal beweisen. Die Unsicherheiten sind also gerade am Anfang sehr hoch.

Tipp:
Die Onboarding Experience können Sie gerade am ersten Arbeitstag positiv mit einem herzlichen Willkommen beeinflussen. Neue Talente müssen das Gefühl haben, dass sie erwartet werden und Sie sich auf die Unterstützung freuen. Tipps für den 1. Arbeitstag:

• Den Arbeitsplatz vorbereiten und alle Beteiligten über den Start informieren
• Den Neuen am ersten Tag herzlich empfangen und persönlich am Empfang abholen
• Zeit für ein Einführungsgespräch nehmen und das Team vorstellen
• Einen fertigen Einarbeitungsplan für die ersten Wochen übergeben
• Eine:n Paten für alle auftauchenden Fragen zur Seite stellen
• Eine erste produktive Aufgabe erläutern und die Aufgabe am Ende des Tages besprechen
• Ihn in die Pausen mitnehmen und einen Betriebsrundgang durchführen.

5. Professionelle Einarbeitung gewährleisten

Neue Mitarbeiter:innen bekommen in den ersten Tagen ganz viel Input: Neue Namen und Gesichter, neue Abläufe und Prozesse. Sie müssen sich schnell ganz viele Dinge merken und werden regelrecht mit den vielfältigsten Informationen überschüttet. Nicht ganz auszuschließen, dass sie manches davon in der Aufregung gleich wieder vergessen.

Tipp:
Für neue Mitarbeiter:innen sind Organigramme, Firmen-Wikis und Firmenintranets sehr hilfreich, um z.B. Namen oder Gesichter besser zuordnen zu können oder Allgemeines nachschlagen zu können. Für die fachliche Einarbeitung benötigten sie aber auch sorgfältig erstellte Dokumentationen vom Vorgänger, in denen seine:ihre neuen Aufgaben und Tätigkeiten genau erläutert werden. Ganz wichtig ist es daher, alle Arbeitsabläufe und Tätigkeiten ausreichend vom Vorgänger dokumentieren zu lassen, um das Wissen professionell weiterzugeben. Das Herzstück für die fachliche Einarbeitung ist ein individueller Einarbeitungsplan, der alle notwendigen Kenntnisse auflistet und auch vermittelt, von wem diese weitergegeben werden. Wertschätzung zeigen Firmen aber auch, wenn neue Mitarbeiter:innen schon innerhalb der ersten Wochen an ergänzenden Schulungen teilnehmen dürfen, nicht erst nach der bestandenen Probezeit.

6. Gespräche führen und zeitnahes Feedback geben

Neue Mitarbeiter:innen wollen gerade in der Anfangszeit zeigen was in ihnen steckt. Daher geben sie sich anfangs meist besonders viel Mühe mit ihren Aufgaben und sind sehr engagiert dabei. Dieser Einsatz sollte vom Vorgesetzten auch ausreichend gewürdigt werden. Natürlich wird es ihnen nicht immer gelingen, auf Anhieb alles richtig zu machen. Auch Fehler machen sollte erlaubt sein und trägt zur schnelleren Einarbeitung bei, ganz nach dem Motto „aus Fehlern wird man schlau“. Was sie in dieser Phase brauchen ist vor allem Feedback in Form von Anerkennung und konstruktiver Kritik.

Tipp:
Regelmäßige Mitarbeitergespräche mit dem Vorgesetzten sind daher gerade in der Anfangszeit sehr wichtig, um beiderseitige Erwartungen und Ziele zu klären und Arbeitsergebnisse zu besprechen. Neue Mitarbeiter:innen brauchen einerseits Lob, aber auch konstruktive Kritik, falls Dinge noch nicht zufriedenstellend erledigt werden und noch Hilfestellung benötigt wird. Positiver Nebeneffekt: In diesen Gesprächen können Vorgesetzte neuen Mitarbeiter:innen auch die Unternehmensziele und -strategien vermitteln, damit sie sich leichter im Unternehmenskosmos zurechtfinden und diese gleich in die Arbeit einbeziehen können.

7. Mit Welcome Days die Onboarding Experience verbessern

Wer neu im Unternehmen ist, freut sich auch immer darüber, andere neue Kolleg:innen kennenzulernen, um sich schnell ein eigenes Kolleg:innen-Netzwerk aufzubauen. Zudem haben die anderen Neuen meist ähnliche Fragen und Unsicherheiten, das schweißt zusammen.

Tipp:
Immer mehr Unternehmen setzen daher auf spezielle Onboarding-Veranstaltungen für neue Mitarbeiter:innen, zum Beispiel Welcome Days. Auf diesen Onboarding-Events schlagen Unternehmen gleich zwei Fliegen mit einer Klappe: Einerseits lernen die neuen Mitarbeiter:innen das Unternehmen besser kennen und erfahren viel über einzelne Bereiche und Prozesse, über die Unternehmenskultur und vorherrschende Arbeitsweisen. Andererseits sind Welcome Days auch eine sehr gute Möglichkeit, um schnell viele neue Kontakte zu knüpfen und sich mit anderen neuen Mitarbeiter:innen zu vernetzen. Wertschätzend für alle neuen Mitarbeiter:innen ist es auch, wenn die Geschäftsführung auch einen kurzen Part der Unternehmensvorstellung übernimmt. Das zeigt, wie wichtig die neuen Mitarbeiter:innen für das Unternehmen sind, schließlich sind sie es, die die Zukunft des Unternehmens prägen, gestalten und erfolgreich machen.

8. Soziale Integration durch Paten fördern

Gerade in der Anfangszeit haben neue Mitarbeiter:innen viele Fragen: Zu den eigenen Aufgaben, zum Unternehmen, aber auch zur Arbeitsweise im Team oder einfach wo man gut zu Mittag essen kann. Nicht mit jeder Frage möchte man die Kolleg:innen oder gar den Chef belästigen. Zudem freuen sich die meisten neuen Mitarbeiter:innen, wenn sie jemand einlädt, um gemeinsam zum Mittagessen zu gehen und sie einem weiteren Kollegenkreis vorstellt. Jede:r neue Mitarbeiter:in möchte schließlich schnell seinen Platz im Team und im Unternehmen finden. Diese Aufgabe kann ein Pate übernehmen, dann wissen neue Mitarbeiter:innen sofort, an wen sie sich mit all ihren Fragen wenden können.

Tipp:
Untersuchungen haben gezeigt, dass ein Pate als regelmäßiger Ansprechpartner:in aus dem Team die soziale Integration stark fördert. Der Vorgesetzte sollte darauf achten, dass der:die Pat:in diese Aufgabe gerne und freiwillig übernehmen kann und ihn mit allen „Internas“ bekannt macht.

...und so schließt sich der Kreis zur Employee Experience

Bei der längerfristigen Betrachtung schließt sich dann wieder der Kreis zur Employee Experience und letztlich zum Employer Branding: Wenn der:die neue Kolleg:in positive Erfahrungen mit seinem neuen Umfeld sammeln kann, ins Team integriert wird und seinen Platz findet, zahlt sich diese positive Employee Experience langfristig durch ein stärkeres Engagement, einer längerfristigen Mitarbeiterbindung und einer höheren Empfehlungsrate wieder aus.