Onboarding Experience - voller Fokus auf den neuen Mitarbeiter

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2019

Die Onboarding Experience der ersten Tage und Wochen hat einen großen Einfluss auf die langfristige Mitarbeiterbindung und -motivation.

Der erste Eindruck zählt: Wir beurteilen Studien zufolge andere Menschen nach der ersten Zehntelsekunde. Auch Bücher wandern schnell wieder ins Verkaufsregal zurück, wenn die Aufmachung nicht gefällt. Bei einem neuen Arbeitgeber ist es ähnlich: Ist der Mitarbeiter schon in einer relativ kurzen Anfangsphase nicht von seinem neuen Arbeitgeber überzeugt, ist er auch schnell wieder weg. Denn meistens lässt sich der erste Eindruck nur schwer revidieren. Daher haben die Onboarding Erfahrungen der ersten Tage und Wochen einen großen Einfluss auf die langfristige Mitarbeiterbindung und -motivation. Nur wenn sich neue Mitarbeiter wirklich willkommen fühlen, verwenden sie auch ihre Zeit und Energie dafür, sich für den neuen Job und die Firma zu engagieren und sich motiviert einzuarbeiten. Und damit auch schnell einsatzbereit zu sein. Unser Beitrag zeigt, mit welchen Schwierigkeiten neue Mitarbeiter zu kämpfen haben und was Sie tun können, um deren Onboarding Experience positiv zu gestalten.

Warum ist die Onboarding Experience so wichtig?

Niemand käme auf die Idee, einem gerade gewonnenen Kunden nach seinem ersten Einkauf keine große Aufmerksamkeit mehr zu schenken. Schließlich soll er ja möglichst bald wieder einkaufen. Die allermeisten Unternehmen verwenden daher viel Zeit und Energie darauf, ihre Kunden auch nach der Kaufentscheidung zufrieden zu stellen und die Kundenbeziehung zu pflegen. Warum sollte es bei neuen Mitarbeitern anders sein? Schließlich haben Firmen auch eine Menge Zeit und Geld in die Mitarbeitersuche investiert. Nichts wäre da fataler, wenn er nach einem kurzen Intermezzo gleich wieder das Weite sucht. Nun gilt es ihm zu zeigen, dass er sich für den neuen Arbeitgeber richtig entschieden hat, indem er möglichst gleich von Anfang an gute Erfahrungen mit dem neuen Arbeitgeber sammelt.

Denn: Je engagierter sich die Firmen um ihre neuen Mitarbeiter kümmern, desto eher bleiben sie auch langfristig. Und desto mehr Einsatz und Motivation werden sie im Gegenzug auch zeigen und sich in der Öffentlichkeit positiv über den Arbeitgeber äußern. Und vielleicht sogar Freunde für weitere offene Stellen werben. Unternehmen sind daher gut beraten in die wertvolle Anfangszeit neuer Mitarbeiter einige Zeit und Mühe zu investieren, um diese Onboarding Experience positiv zu gestalten.

Was ist überhaupt die Onboarding Experience? Eine kurze Definition

Sobald die Personalauswahl für einen neuen Job getroffen ist, beginnt die sog. Onboarding Experience. Dies sind alle Onboarding Erfahrungen, die ein neuer Mitarbeiter ab dem Zeitpunkt seiner Jobzusage mit der neuen Firma sammelt. Die Frage, wann wird aus der Onboarding Experience die Employee Experience ist dagegen schwieriger zu beantworten, denn hier ist der Übergang meist fließend nach der Probezeit. Unsere Onboarding Experience Definition zeigt aber auch, dass Unternehmen schon frühzeitig (ab der Jobzusage) in die neue Mitarbeiterbeziehung investieren sollten und damit nicht bis zum ersten Arbeitstag warten dürfen.

Die nachfolgenden Tipps helfen dabei, die Onboarding Experience für „New Hires“ durchgängig positiv zu gestalten.

Infografik: Onboarding-Experience

1. Schneller Arbeitsvertrag nach der Jobzusage

Nichts ist beunruhigender für frisch ausgewählte Kandidaten, als wenn der Arbeitsvertrag ewig auf sich warten lässt. Der neue Mitarbeiter in spe wünscht sich eine schnelle Gewissheit, denn in den allermeisten Fällen muss er rechtzeitig und fristgemäß bei seinem bisherigen Arbeitgeber kündigen oder andere Jobangebote ausschlagen.

Tipp:
Dies macht er umso lieber, wenn er den neuen Arbeitsvertrag nach der Jobzusage zügig vorliegen hat und alle Regelungen im neuen Arbeitsvertrag genau durchlesen konnte und weiß worauf er sich einlässt.

2. Konkrete Ansprechpartner nennen

Meist tauchen nach der Zusage bei dem frisch rekrutierten Kandidaten noch einige Fragen auf, seien es administrative Dinge, Fragen zu konkreten Aufgaben oder schlicht wann er an seinem ersten Arbeitstag kommen soll. Daher sollte er gleich ab der Jobzusage wissen, an wen er sich mit seinen Fragen wenden darf.

Tipp:
Gestalten Sie daher die „Fragehürde“ so niedrig wie möglich, indem Sie konkrete Ansprechpartner von HR und der Fachabteilung nennen und den Neuen ermuntern, dass er jederzeit auf seine Ansprechpartner mit all seinen Fragen zugehen kann.

3. Kontakt bis zum ersten Arbeitstag halten

Durch längere Kündigungsfristen dauert es oft nach der Jobzusage noch einige Wochen oder sogar Monate bis zum ersten Arbeitstag. In vielen Fällen hören die neuen Mitarbeiter bis zum ersten Arbeitstag überhaupt nichts mehr vom neuen Arbeitgeber. Aber nicht selten trudelt in der Zwischenzeit eine weitere Zusage eines anderen Arbeitgebers ein, schließlich laufen meist mehrere Bewerbungen parallel. Dann ist der Kandidat vielleicht verunsichert und zweifelt an seiner Entscheidung. Worst Case: Er macht kurzfristig noch einen Rückzieher und schickt den Vertrag nicht zurück oder kündigt wieder noch vor dem Arbeitsantritt.

Tipp:
Lassen Sie daher diese sog. Preboardingphase nicht ohne weitere Kontakte VOR Arbeitsantritt verstreichen. Diese Kontakte zeigen neuen Mitarbeitern, dass man sich um sie bemüht und sie erwartet. Zudem möchten viele neu rekrutierte Mitarbeiter schon mehr über die neue Firma wissen. Nutzen Sie also diesen Zeitraum, um den neuen Mitarbeiter schon vorab auf Ihr Unternehmen „einzustimmen“: z.B. durch Infos zu Ihren Unternehmensstrategien, aber auch Einladungen zu Firmenevents, Workshops oder Schulungen, die vor dem Jobstart liegen. Gerade Schulungen vorab zeigen dem neuen Mitarbeiter, dass man auf ihn wartet und ihm zu einem bestmöglichen Start verhelfen will. Das erhöht zusätzlich die Motivation und Vorfreude für den neuen Job. Weitere Kontaktmöglichkeiten sind z.B.:

  • Ein netter Eingangsbescheid auf vorab zugesandte Unterlagen
  • Ein Willkommensschreiben, in dem Sie ihm nochmals mitteilen, wann er an seinem ersten Arbeitstag wo erwartet wird.
  • Ein Ablaufplan für den ersten Arbeitstag, damit er weiß was auf ihn zukommt.
  • Vernetzungsmöglichkeiten in Social-Media-Plattformen wie LinkedIn oder XING anbieten.
  • Digitale Onboarding-Apps, mit deren Hilfe Sie einfach Firmeninformationen an alle neuen Mitarbeiter streuen können.

Hinweis:
Mit Onboarding-Apps oder -Plattformen schlagen Sie zwei Fliegen mit einer Klappe: Einerseits können Sie die Neuen schon vorab mit allgemeinen Firmeninformationen versorgen, z.B. mit den Firmenleitlinien und der Unternehmenskultur vertraut machen oder auch praktische Informationen zum Standort oder für einen eventuellen Umzug geben. Gleichzeitig halten Sie damit auch schon Kontakt vor dem ersten Arbeitstag und können z.B. das neue Team vorstellen, um Anfangshürden zu nehmen und die soziale Integration zu fördern und präsentieren sich nebenbei als moderner Arbeitgeber, der sich um seine neuen Mitarbeiter bemüht. Der neue Mitarbeiter kann sich schon vorab über das Unternehmen informieren und „einstimmen“, wird in seiner Wahl bestärkt und fühlt sich gleichzeitig auch sehr willkommen und wertgeschätzt.

4. Einen herzlichen ersten Arbeitstag gestalten

Die meisten Menschen sehen dem ersten Arbeitstag bei einem neuen Arbeitgeber mit gemischten Gefühlen entgegen. Denn der neue Mitarbeiter muss sich in einem komplett neuen Team einfinden und sich erst einmal beweisen. Die Unsicherheiten sind also gerade am Anfang sehr hoch.

Tipp:
Die Onboarding Experience können Sie gerade am ersten Arbeitstag positiv mit einem herzlichen Willkommen beeinflussen. Der Neue muss das Gefühl haben, dass er erwartet wird und Sie sich auf seine Unterstützung freuen. Tipps für den 1. Arbeitstag :

  • Den Arbeitsplatz vorbereiten und alle Beteiligten über den Start informieren
  • Den Neuen am ersten Tag herzlich empfangen und persönlich am Empfang abholen
  • Zeit für ein Einführungsgespräch nehmen und das Team vorstellen
  • Einen fertigen Einarbeitungsplan für die ersten Wochen übergeben
  • Einen Paten für alle auftauchenden Fragen zur Seite stellen
  • Eine erste produktive Aufgabe erläutern und die Aufgabe am Ende des Tages besprechen
  • Ihn in die Pausen mitnehmen und einen Betriebsrundgang durchführen.

5. Professionelle Einarbeitung gewährleisten

Neue Mitarbeiter bekommen in den ersten Tagen ganz viel Input: Neue Namen und Gesichter, neue Abläufe und Prozesse. Sie müssen sich schnell ganz viele Dinge merken und werden regelrecht mit den vielfältigsten Informationen überschüttet. Nicht ganz auszuschließen, dass sie manches davon in der Aufregung gleich wieder vergessen.

Tipp:
Für neue Mitarbeiter sind Organigramme, Firmen-Wikis und Firmenintranets sehr hilfreich, um z.B. Namen oder Gesichter besser zuordnen zu können oder Allgemeines nachschlagen zu können. Für die fachliche Einarbeitung benötigt er aber auch sorgfältig erstellte Dokumentationen vom Vorgänger, in denen seine neuen Aufgaben und Tätigkeiten genau erläutert werden. Ganz wichtig ist es daher, alle Arbeitsabläufe und Tätigkeiten ausreichend vom Vorgänger dokumentieren zu lassen, um das Wissen professionell weiterzugeben. Das Herzstück für die fachliche Einarbeitung ist ein individueller Einarbeitungsplan, der alle notwendigen Kenntnisse auflistet und auch vermittelt, von wem diese weitergegeben werden. Wertschätzung zeigen Firmen aber auch, wenn neue Mitarbeiter schon innerhalb der ersten Wochen an ergänzenden Schulungen teilnehmen dürfen, nicht erst nach der bestandenen Probezeit.

6. Gespräche führen und zeitnahes Feedback geben

Neue Mitarbeiter wollen gerade in der Anfangszeit zeigen was in ihnen steckt. Daher geben sie sich anfangs meist besonders viel Mühe mit ihren Aufgaben und sind sehr engagiert dabei. Dieser Einsatz sollte vom Vorgesetzten auch ausreichend gewürdigt werden. Natürlich wird es ihnen nicht immer gelingen, auf Anhieb alles richtig zu machen. Auch Fehler machen sollte erlaubt sein und trägt zur schnelleren Einarbeitung bei, ganz nach dem Motto „aus Fehlern wird man schlau“. Was sie in dieser Phase brauchen ist vor allem Feedback in Form von Anerkennung und konstruktiver Kritik.

Tipp:
Regelmäßige Mitarbeitergespräche mit dem Vorgesetzten sind daher gerade in der Anfangszeit sehr wichtig, um beiderseitige Erwartungen und Ziele zu klären und Arbeitsergebnisse zu besprechen. Der neue Mitarbeiter braucht einerseits Lob, aber auch konstruktive Kritik, falls er Dinge noch nicht zufriedenstellend erledigt und noch Hilfestellung braucht. Positiver Nebeneffekt: In diesen Gesprächen kann der Vorgesetzte dem Neuen auch die Unternehmensziele und -strategien vermitteln, damit er sich leichter im Unternehmenskosmos zurechtfindet und dies gleich in seine Arbeit einbeziehen kann.

7. Mit Welcome Days die Onboarding Experience verbessern

Wer neu im Unternehmen ist, freut sich auch immer darüber, andere neue Kollegen kennenzulernen, um sich schnell ein eigenes Kollegen-Netzwerk aufzubauen. Zudem haben die anderen Neuen meist ähnliche Fragen und Unsicherheiten, das schweißt zusammen.

Tipp:
Immer mehr Unternehmen setzen daher auf spezielle Onboarding-Veranstaltungen für neue Mitarbeiter, sogenannte Welcome Days. Auf diesen Onboarding-Events schlagen Unternehmen gleich zwei Fliegen mit einer Klappe: Einerseits lernen die neuen Mitarbeiter das Unternehmen besser kennen und erfahren viel über einzelne Bereiche und Prozesse, über die Unternehmenskultur und vorherrschende Arbeitsweisen. Andererseits sind Welcome Days auch eine sehr gute Möglichkeit, um schnell viele neue Kontakte zu knüpfen und sich mit anderen neuen Mitarbeitern zu vernetzen. Wertschätzend für alle neuen Mitarbeiter ist es auch, wenn die Geschäftsführung auch einen kurzen Part der Unternehmensvorstellung übernimmt. Das zeigt, wie wichtig die neuen Mitarbeiter für das Unternehmen sind, schließlich sind sie es, die die Zukunft des Unternehmens prägen, gestalten und erfolgreich machen.

8. Soziale Integration durch Paten fördern

Gerade in der Anfangszeit haben neue Mitarbeiter viele Fragen: Zu den eigenen Aufgaben, zum Unternehmen, aber auch zur Arbeitsweise im Team oder einfach wo man gut zu Mittag essen kann. Nicht mit jeder Frage möchte man die Kollegen oder gar den Chef belästigen. Zudem freuen sich die meisten neuen Mitarbeiter, wenn sie jemand einlädt, um gemeinsam zum Mittagessen zu gehen und sie einem weiteren Kollegenkreis vorstellt. Jeder neue Mitarbeiter möchte schließlich schnell seinen Platz im Team und im Unternehmen finden. Diese Aufgabe kann ein Pate übernehmen, dann wissen neue Mitarbeiter sofort, an wen sie sich mit all ihren Fragen wenden können.

Tipp:
Untersuchungen haben gezeigt, dass ein Pate als regelmäßiger Ansprechpartner aus dem Team die soziale Integration stark fördert. Der Vorgesetzte sollte darauf achten, dass der Pate diese Aufgabe gerne und freiwillig übernehmen kann und ihn mit allen „Internas“ bekannt macht.

Bei der längerfristigen Betrachtung schließt sich dann wieder der Kreis zur Employee Experience und letztlich zum Employer Branding: Wenn der neue Kollege positive Erfahrungen mit seinem neuen Umfeld sammeln kann, ins Team integriert wird und seinen Platz findet, zahlt sich dies langfristig durch ein stärkeres Engagement, einer höheren Motivation und einer längerfristigen Mitarbeiterbindung wieder aus.

Kostenlose Checkliste (pdf): Kontaktmöglichkeiten vor dem 1. Arbeitstag

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