Offboarding - man sieht sich immer zweimal

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07
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2018

Ziel des Offboarding sollte sein, dass der ausscheidende Mitarbeiter einen letzten guten Eindruck mitnimmt und somit der Weg für eine Rückkehr nicht verbaut ist.

Offboarding: Nicht nur der erste Eindruck zählt, sondern auch der letzte

Offboarding (oder Exit-Management) bezeichnet im Personalmanagement den professionell organisierten Austritt eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen. Da bei Mitarbeitern nicht nur der erste Eindruck, sondern immer auch der letzte zählt, sollte ein Offboardings-Prozess genauso strukturiert wie ein Onboarding-Prozess ablaufen. Ziel beim Offboarding ist es, die Atmosphäre für den aus dem Unternehmen scheidenden Mitarbeiter so zu gestalten, dass ein positiver Eindruck zurück bleibt. Offboarding beschreibt einerseits den technischen bzw. systematischen Prozess, der die Rückgabe von firmeneigenen Gegenständen wie Laptops, Geschäftswagen, Smartphone o.ä. umfasst. Andererseits meint Offboarding aber auch den sozio-emotionalen Prozess in Form eines Autrittsinterviews.


Offboarding kommt häufig zu kurz

Es gibt viele verschiedene Gründe, weshalb ein Arbeitsverhältnis endet. Besonders schwer ist es für Unternehmen, wenn Mitarbeiter gehen, die man gern gehalten hätte. Die Kündigung eines Teammitglieds bedeutet für alle, aber insbesondere auch für die Kollegen, Unsicherheit. Sie wissen nicht, wer als nächstes kommt und wie lange es dauert, den Neuen einzuarbeiten. Da kommt Offboarding häufig zu kurz – aus Zeitmangel oder weil es als unangenehme Aufgabe seitens HR, der Führungskraft, der Kollegen oder des Mitarbeiters empfunden wird.

Leider, denn Zeit in strukturierte Austrittsinterviews zu investieren lohnt sich mehrfach: Schafft es ein Unternehmen, dem scheidenden Mitarbeiter ein wertschätzendes Gefühl zu vermitteln, ist dieser eher dazu bereit, sein Wissen weiterzugeben und eine saubere Übergabe und Dokumentation sicherzustellen. Bestenfalls wird ein Übergabeprotokoll erstellt und digital gespeichert. Dies erleichtert das Onboarding eines Nachfolgers erheblich. Und das ist noch nicht alles, denn neben Wissens- und Erfahrungsverlust entstehen durch den Weggang eines geschätzten Mitarbeiters auch Kosten und im schlimmsten Fall ein erheblicher Imageverlust. Um dies zu vermeiden, ist es wichtig, die Gründe für den Weggang des Mitarbeiters zu erfahren und zu verstehen, worin seine Unzufriedenheit besteht. So kann künftig gegengesteuert und die Fluktuation der Mitarbeiter gesenkt werden.

Sollte ein Mitarbeiter das Unternehmen unfreiwillig verlassen, herrscht ein besonders hohes Konfliktpotenzial. In diesem Fall kann professionelles Offboarding (bspw. in Form einer Orientierungs- und Outplacement-Beratung) dazu beitragen, dass bspw. eine juristische Auseinandersetzung vor Gericht vermieden wird.


Tipps für ein konstruktives Offboarding-Gespräch

Ein gut vorbereitetes Austrittsinterview gibt wichtige Aufschlüsse über die Abwanderungsgründe eines Mitarbeiters. Bei guter interner Kommunikation/Absprache kann das Gespräch der direkte Vorgesetzte führen. Liegt der Abwanderungsgrund jedoch in der Person der Führungskraft begründet, sollte die HR-Abteilung das Gespräch übernehmen.

Führungskraft bzw. HR sollten sich gut auf das Austrittsgespräch vorbereiten. Es ist sinnvoll einem Leitfaden zu folgen, der relevante Punkte, die im Gespräch besprochen werden sollen, enthält. Bei Mitarbeitern, die das Unternehmen eigentlich gerne gehalten hätte sind folgende Aspekte sinnvoll:

  1. Schlüsselkriterien definieren:
    Definieren Sie für Ihr Unternehmen die "Schlüsselkriterien", zu denen Sie sich Rückmeldung wünschen (z. B. Onboarding-Prozess, Unternehmenskultur, Arbeitsbedingungen, Führungsstil, Personalentwicklung, Vergütungssystem etc.).
  2. Offenheit ist das A und O:
    Betonen Sie, dass Sie an der "ungeschminkten" Meinung und Einschätzung des Mitarbeiters interessiert sind, und dass sich kritisches Feedback in keiner Weise negativ auswirkt (z. B. bei der Zeugniserstellung, Entscheidung ob Aufnahme in den Talent Pool etc.).
  3. Positiven Ausblick geben:
    Bedanken Sie sich für die Mitarbeit und den Einsatz des Mitarbeiters sowie sein Feedback und bieten Sie an (falls gewünscht), dass man weiterhin in Kontakt bleibt. Bringen Sie Ihre Hoffnung (sofern diese besteht) zum Ausdruck, dass sich zukünftig vielleicht eine erneute Zusammenarbeit ergibt.

Damit steht einer späteren Rückkehr ins Unternehmen nichts im Wege, wenn sich z.B. die persönliche und/oder berufliche Situation entsprechend geändert haben oder sich eine neue Herausforderung im Unternehmen auftut.


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