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Es ist wohl längst kein Geheimnis mehr, dass der erste Arbeitstag enorm wichtig ist und die Weichen stellt, wie sich ein:e neue:r Mitarbeiter:in im Unternehmen einlebt. Dass man den:die neue:n Kolleg:in am Empfang abholt und an einen vollständig eingerichteten Arbeitsplatz bringt, ist im Rahmen des Onboarding-Prozesses selbstverständlich. Aber nicht nur der erste Arbeitstag, sondern auch die ersten Wochen und Monate im neuen Job sind für neue Mitarbeiter:innen prägend. Umso wichtiger ist es, dass sich neue Mitarbeiter:innen von Anfang an im Unternehmen vernetzen und viele Informationen über das Unternehmen erhalten. Immer mehr Unternehmen setzen daher auf spezielle Onboarding-Veranstaltungen, sogenannte Welcome Days, die fest im Onboarding-Konzept integriert sind.
Welcome Days sind inzwischen v.a. in größeren Unternehmen etabliert, was wohl auch daran liegt, dass der Organisationsaufwand nicht ganz unerheblich ist. Bei diesen Onboarding-Events geht es darum, dass neue Mitarbeiter:innen das Unternehmen kennenlernen. Vorrangig um Kontakte zu knüpfen, aber auch, um sich mit Prozessen, Bereichen, der Unternehmenskultur und mit Arbeitsweisen vertraut zu machen.
Je nach Unternehmen ist ein Welcome Day natürlich individuell gestaltbar. Unternehmen sollten für sich entscheiden, welche Maßnahmen am besten zu ihnen passen und was auf die Beine gestellt werden kann. Konzerne haben häufig sogar mehrtägige Welcome Days, bei denen das Event am Hauptstandort oder in einer externen Eventlocation stattfindet.
Bei uns in der Haufe Group gibt es, für alle Neuankömmlinge, eine standortübergreifende Onboarding-Veranstaltung. Die neuen Mitarbeiter:innen aus den unterschiedlichsten Abteilungen und Haufe-Unternehmen erleben beim HR Welcome Day gemeinsam einen Tag auf dem Haufe-Campus, an dem sie sich an verschiedenen „Marktständen“ über die Tätigkeitsfelder der Haufe Group informieren können. Beim Kamingespräch besteht dann auch die Möglichkeit, direkt mit der Geschäftsführung in Kontakt zu treten.
Großer Vorteil dabei ist, dass neue Mitarbeiter:innen gleichzeitig die Ansprechpartner:innen der einzelnen Bereiche kennenlernen und erste Kontakte mit ebenfalls neuen Kolleg:innen knüpfen. Und so manche Kontakte, die später für abteilungsübergreifende Projektarbeiten benötigt werden, sind an diesem Onboarding-Tag geschlossen worden. Unsere Erfahrungen mit dem Welcome Day sind also durchweg positiv.
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Ihre erste eigene Onboarding-Veranstaltung planen, sollten Sie ein paar grundlegende Dinge beachten, damit diese so erfolgreich wird, wie Sie es sich wünschen.
1. Location: Als erstes sollten Sie sich überlegen, welcher Veranstaltungsort für das Onboarding-Event sinnvoll ist. Dabei gilt es zunächst die Größe der Veranstaltung zu klären. Sollen Mitarbeiter:innen aller Standorte zusammenkommen? Wieviele neue Mitarbeiter:innen sind es? An welchem Standort macht es am meisten Sinn? Oder soll das Event ganz losgelöst aus dem Unternehmenskontext eher in einer speziellen Eventlocation stattfinden? Hier sind viele Möglichkeiten denkbar und es gibt auch kein richtig oder falsch. Überlegen Sie sich, was am besten zu Ihrem Unternehmen und Ihrer Unternehmenskultur passt
2. Termin und Teilnehmer:innen: Die Regelmäßigkeit eines HR Welcome Days hängt stark von der Unternehmensgröße und Einstellungsquote ab. In vielen Unternehmen findet so eine Onboarding-Veranstaltung alle 2 Monate statt. Das ist davon abhängig, wie viele neue Mitarbeiter:innen Sie beim Event gleichzeitig begrüßen möchten. Es empfiehlt sich, nicht mehr als 30 neue Mitarbeiter:innen gleichzeitig zu empfangen, da der Netzwerk-Gedanke bei der Veranstaltung im Vordergrund stehen sollte und das bei großen Gruppen oftmals schwieriger ist. Bei der Terminauswahl sollten Sie berücksichtigen, dass die neuen Mitarbeiter:innen bereits im Unternehmen aktiv sind, ihr Eintrittstermin allerdings noch nicht zu lange her ist. Findet das Event zu früh oder direkt am ersten Arbeitstag statt, können sich Mitarbeiter:innen schnell überrollt fühlen. Findet es zu lange nach Eintritt des:der Mitarbeiter:in statt, besteht die Gefahr, dass der:die Mitarbeiter:in sich langweilen könnte, da da ihm bereits viele unternehmensrelevante Themen vertraut sind.
3. Programm: Bei einem Welcome Day oder Onboarding Day geht es auch darum, eine Gesamtübersicht aller Unternehmensbereiche zu zeigen und die neuen Mitarbeiter:innen über die wichtigsten Unternehmensprozesse und -projekte aufzuklären. Nichtsdestotrotz sollten langatmige Vorträge vermieden werden, schließlich soll der Tag bei allen Beteiligten positiv in Erinnerung bleiben - als ein Event, an das man sich gerne erinnert. Machen Sie sich stattdessen eher Gedanken darüber, wie das Ganze etwas spielerischer vermittelt werden kann. Ein Marktstandskonzept oder Kleingruppen sind in der Regel sinnvoller als ein Vortrag vor der gesamten Runde. Wertschätzend für alle neuen Mitarbeiter:innen ist es auch, wenn die Geschäftsführung des Unternehmens anwesend ist. Das zeigt, wie wichtig die neuen Mitarbeiter:innen für das Unternehmen sind, schließlich sind es die Mitarbeiter:innen, die die Zukunft des Unternehmens prägen, gestalten und erfolgreich machen.
4. Incentives: Geschenke zum ersten Arbeitstag sind bei Onboarding-Veranstaltungen beliebt – insbesondere gebrandete Incentives. Von T-Shirts über Kaffeebecher oder Trinkflaschen bis hin zu elektronischen Devices ist hier vieles denkbar. Denn Incentives erinnern noch lange an den gemeinsam erlebten Start. Setzen Sie sich doch mit Ihrer Marketing-Abteilung in Kontakt und überlegen Sie sich gemeinsam ein sinnvolles Geschenk.
5. Feedback: Nach der Onboarding-Veranstaltung sollten Sie Feedback erheben: Was hat den neuen Kolleg:innen gefallen? Wo gibt es Verbesserungspotenzial? Was für Onboarding-Ideen, Vorschläge und Wünsche haben die neuen Mitarbeiter:innen? Optimalerweise kann das Feedback direkt digital, bspw. in einer Onboarding App mit Feedback Funktion abgefragt werden. Damit schaffen Sie die perfekte Basis für die Vorbereitung des nächsten Onboarding-Events.
Jeden Tag versorgen unsere HR-Experten kleine, mittlere und große Unternehmen mit den wichtigsten Tipps, Tools und Informationen rund um das Thema Human Resources.
