Haufe onboarding
Ein professionell gestalteter Einarbeitungsplan ist notwendig, um neue Mitarbeiter:innen erfolgreich in ihr neues Umfeld zu integrieren. Hier finden Sie Tipps und Vorlagen für die professionelle Einarbeitung.
Ein gutes Onboardingkonzept hilft, neue Kollegen produktiver und zufriedener zu machen und trägt dazu bei, die Einarbeitungszeit zu verkürzen. Deswegen sollte ein im Vorfeld erstellter und durchdachter (digitaler) Einarbeitungsplan selbstverständlicher Bestandteil eines strukturierten Onboardings sein.
Wer neue Mitarbeiter:innen erfolgreich einarbeiten und fit für ihren neuen Job machen will, muss ihnen zunächst viel Wissen vermitteln. Das Spektrum ist dabei sehr groß: Die Neuzugänge müssen z. B.
Damit die Einarbeitung strukturiert abläuft, erleichtert ein professioneller Einarbeitungsplan diese Wissensvermittlung und hilft, neue Mitarbeiter:innen schnell in ihr neues berufliches Umfeld zu integrieren. Dieser Plan wird schon im Vorfeld individuell für die vakante Stelle ausgearbeitet. Er ist das Herzstück der fachlichen Einarbeitung und strukturiert den kompletten Einarbeitungsprozess.
Grundlage für den Einarbeitungsplan ist die jeweilige Stellen-oder Aufgabenbeschreibung. Darin enthalten sind z. B. die verschiedenen Ansprechpartner:innen, die künftigen Aufgaben, Projekte und Ziele. Auch neu aufzubauende Kompetenzen werden darin festgehalten.
Werden häufig neue Mitarbeiter:innen eingearbeitet, sind standardisierte Muster-Einarbeitungspläne sinnvoll. Da übergreifende Aspekte wie Firmenkultur, Gepflogenheiten etc. gleichbleiben, müssen in einem Muster Einarbeitungsplan jeweils nur die stellenspezifischen Aspekte modifiziert werden. Diese Onboarding Vorlagen sparen zukünftig wertvolle Zeit aller Beteiligten und können bei Bedarf kurzfristig anpasst werden. Je höher der Spezialisierungsgrad oder die Karrierestufe, desto individueller sollte der Einarbeitungsplangestaltet werden.
Praxistipp: Es ist sinnvoll, dass nicht allein die Führungskraft den Einarbeitungsplanerstellt, sondern auch die zukünftigen Kolleg:innen in die Entwicklung des Einarbeitungskonzepts mit einbezieht. Neue Mitarbeiter:innen sollten den Einarbeitungsplan möglichst schon am ersten Arbeitstag nach der Begrüßung erhalten, damit sie wissen was die nächsten Wochen auf sie zukommt.
Ein professioneller Einarbeitungsplan sollte mindestens folgende terminierte Punkte enthalten:
Um das Innovationspotenzial neuer Mitarbeiter:innen bestmöglich zu nutzen, sollte der Einarbeitungsplan einen Rahmen vorgeben, aber nicht einschränken - denn neue Mitarbeiter:innen entfalten sich am besten, wenn sie über ausreichend Freiraum für neue Lösungswege verfügen.
Wer einen Einarbeitungsplan erstellen möchte, braucht eine gut gestaltete und ausführliche Vorlage. Doch welches Tool bietet sich dafür an: Word, Excel oder besser eine App? Die Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. Zwar ist ein Einarbeitungsplan mit Word und Excel bei nur wenigen Neueinsteiger:innen pro Jahr noch relativ einfach zu erstellen. Allerdings müssen diese Pläne immer wieder manuell aktualisiert werden, was für die Verantwortlichen aufwändig ist. Zudem ist es bei Vorlagen mit Word oder Excel häufig schwierig, den Überblick über den Stand der Einarbeitung und die offenen Punkte nicht zu verlieren.
Hier bietet ein digitaler Einarbeitungsplan oder Onboarding Tool viele Vorteile:
Arbeitet ein Unternehmen international, bietet es sich an, den Einarbeitungsplan auf Englisch zur Verfügung zu stellen. So kann die Einarbeitung leichter über Länder- und Teamgrenzen hinweg vorbereitet und durchgeführt werden.
Mit einer Software oder App lassen sich verschiedene Sprachen einstellen, sodass die Übersetzung nicht manuell erfolgen muss.
Ein digitaler Einarbeitungsplan erleichtert durch ein Dashboard den Überblick für alle Prozessbeteiligten. Mit einem digitalen Einarbeitungsplan in einer App begleiten Sie neue Mitarbeiter:innen konstant durch die Einarbeitungsphase. Damit haben Prozessverantwortliche die Möglichkeit, alle wichtigen Informationen und Aufgaben zeitversetzt bereitzustellen. Die Neueinsteiger:innen werden dadurch nicht schon am Anfang mit zu viel Wissen förmlich erschlagen. Je nach Position und Funktion im Unternehmen lassen sich die entsprechenden Einarbeitungsmodule unterschiedlich aufbauen und individuell zuschneiden. Dank Dashboard behalten sowohl die neuen Mitarbeiter:innen als auch das Team jederzeit im Blick, welche Einarbeitungspunkte bereits erledigt wurden und was noch aussteht.
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Möchten Sie mehr zu den Möglichkeiten eines digitalen Einarbeitungsplans wissen? Dann finden Sie hier spannende Einblicke, warum eine Onboarding App die Einarbeitung und Integration von neuen Mitarbeiter:innen erleichtert und beschleunigt.
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