Digitaler Onboarding-Prozess: Von der Projektplanung bis zum Roll-out

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2021

Wie Sie ein strukturiertes Onboarding aufsetzen und in Ihre Organisation ausrollen können erfahren Sie in diesem Blogbeitrag

HR ist in den meisten Unternehmen für das Onboarding verantwortlich - ist aber bei der Gestaltung und Umsetzung auf die Unterstützung ALLER im Unternehmen angewiesen! Gar nicht so einfach, ein Onboarding-Manager wirkt Wunder.

Im Onboarding neuer Mitarbeiter schlummern viele Optimierungs- und Automatisierungspotenziale. Wird der derzeit oft noch analoge oder stiefmütterlich behandelte Prozess einmal sauber digital aufgesetzt, mit einem benutzerfreundlichen Frontend und einem gut durchdachten Aufgabenmanagement dahinter, trägt sich die Anschaffung einer digitalen Onboarding-Lösung ziemlich schnell. Und es können wertvolle interne Ressourcen freigesetzt werden. Leider ist es mit einer einmaligen Kraftanstrengung nicht getan! Nach erfolgreichem Roll-Out geht es sozusagen in den Maintenance-Modus über und erfordert nach wie vor Ressourcen und Beachtung. Trotz allem ein lohnendes Projekt, das dem Unternehmen an vielen Stellen von enormem Nutzen ist!

Ein strukturiertes Onboarding-Projekt braucht einen Onboarding-Manager

Unternehmen, die kein Team oder keinen Onboarding-Manager mit dem Thema betrauen, laufen Gefahr, dass die Einarbeitung neuer Mitarbeiter so nebenher mitläuft. So werden wertvolle Potenziale verspielt: Haben Sie doch viel Zeit und Kosten in die Rekrutierung von top Talenten gesteckt. Nur, um sie wegen lausiger Einarbeitung gleich wieder zu verlieren? Und es braucht nicht nur jemanden, der das konkrete Onboarding einzelner Mitarbeiter koordiniert, sondern auch jemanden, der den Gesamtprozess treibt. Dies ist in der Regel – wie unsere aktuelle Studie zeigt -  jemand in HR:

76% der befragten Unternehmen nannten HR als den Treiber des Onboarding-Prozess

Die Grafik zeigt: Unternehmen können es sich schlicht und ergreifend nicht mehr leisten, der Onboarding-Experience keine ausreichende Aufmerksamkeit zu schenken – zu groß ist die Erwartungshaltung der Bewerber, Onboardees und internen Kunden (Führungskräfte, Kollegen, C-Level) an ein professionelles (digitales) Onboarding. Onboarding ist längst Pflicht-Disziplin geworden.

Professionelle Einarbeitung neuer Mitarbeiter – hier schlummert viel Potenzial!

Und – auch das zeigt unsere Studie – ein Bereich, der Ihre Aufmerksamkeit verdient: 77% aller Befragten sehen Verbesserungspotenzial bei ihrem Onboarding-Prozess. Zum einen fehlen immer noch Ressourcen & Budget, es mangelt an Fantasie bei der Gestaltung der Onboarding-Journey, lediglich 41% der Unternehmen erheben Kennzahlen im Zusammenhang mit ihrem Onboarding und nur 23% der Unternehmen setzen digitale Onboarding-Tools ein.

Die Haufe Onboarding Studie 2020 zeigt, es gibt eine positive Entwicklung beim Einsatz digitaler Onboardintools

Es lohnt sich also die Überlegung, den Prozess zu überdenken. In Zeiten von vermehrtem Homeoffice und Social Distancing müssen Sie das ja ohnehin!

Ein Onboarding-Projekt ist ein komplexer Prozess mit vielen Beteiligten – und Betroffenen!

HR kann das Onboarding im Unternehmen nicht alleine auf professionelle Beine stellen. Setzen Sie ein Projekt auf. Holen Sie sich Mitstreiter ins Boot, die ein großes Interesse an einem gelungenen Prozess haben. Zum Beispiel Kollegen aus Bereichen, die viel einstellen, ehemalige Onboardees, innovative Führungskräfte und gut vernetzte Multiplikatoren! Dann können Sie gemeinsam einen Stufenplan entwickeln. Der könnte so aussehen:HR kann das Onboarding im Unternehmen nicht alleine auf professionelle Beine stellen. Setzen Sie ein Projekt auf. Holen Sie sich Mitstreiter ins Boot, die ein großes Interesse an einem gelungenen Prozess haben. Zum Beispiel Kollegen aus Bereichen, die viel einstellen, ehemalige Onboardees, innovative Führungskräfte und gut vernetzte Multiplikatoren! Dann können Sie gemeinsam einen Stufenplan entwickeln.

Der könnte so aussehen:

• Status Quo erheben

• Schmerzpunkte identifizieren

• Beteiligte und Verantwortlichkeiten abklären

• Onboarding-Prozess modellieren

• Onboarding-Journey erarbeiten

• Roll-out

• Maintenance Modus und permanente Optimierung

Ein "runder" Onboarding-Prozess stellt die Weichen für eine gelungene Employee Experience

Ja, das ist ein umfangreiches Projekt, das Vorlauf braucht und Ressourcen verschlingt. Es zahlt sich aber mehrfach aus! Denn Mitarbeiter die sich wohl fühlen, gut eingearbeitet werden und schnell produktiv werden, bleiben Ihnen lange erhalten und werden ihr Bestes geben. Am Ende des Tages „rechnet es sich“ und sendet darüber hinaus Signale der Wertschätzung an die neuen Kollegen, aber auch an die gesamte Belegschaft. Und zahlt letzten Endes auch auf Ihr Employer Branding ein.

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