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Ein neues Gesicht im Team zu begrüßen, ist nicht nur eine Geste der Höflichkeit, sondern auch ein wichtiger Schritt für einen gelungenen Start. Ganz gleich, ob diese Begrüßung persönlich im Büro stattfindet, virtuell über den Bildschirm erfolgt oder durch ein Begrüßungsschreiben übermittelt wird - die Art und Weise, wie neue Mitarbeiter:innen empfangen werden, trägt maßgeblich zu ihrer Integration und ihrem Wohlbefinden im Unternehmen bei.
Der Start in einem neuen Unternehmen ist für den:die neue:n Mitarbeiter:in oft mit Unsicherheiten verbunden. Wo muss ich hin? Gibt es einen Dresscode? Wie ist mein neues Team? An wen wende ich mich bei Fragen? Mit einem Begrüßungsschreiben noch vor dem ersten Arbeitstag können Sie dem:der neuen Mitarbeiter:in Antworten auf diese Fragen geben und ihm:ihr Unsicherheiten nehmen. Ein freundlich formuliertes Begrüßungsschreiben drückt zudem Wertschätzung aus und ist der erste Schritt für eine erfolgreiche Integration des neuen Mitarbeiters bzw. der neuen Mitarbeiterin.
Die Bestandteile eines Begrüßungsschreibens können variieren und individuell gestaltet werden. Wichtige Bausteine, die in einem Begrüßungsschreiben an den:die neue Mitarbeiter:in enthalten sein sollten, sind:
Tipp: Fragen Sie Mitarbeiter:innen, die zuletzt eingestellt wurden, welche Informationen sie vor dem ersten Arbeitstag gebraucht hätten. So finden Sie genau die Antworten, die ihre neuen Mitarbeiter:innen tatsächlich benötigen.
Vorlage Begrüßungsschreiben
Liebe(r) [Name Onboardee],
herzlich willkommen bei [Unternehmensname]!
Wir freuen uns sehr, dass Sie Teil unseres Teams sind und gemeinsam mit uns unsere Vision Wirklichkeit werden lassen.
Hier sind einige wichtige Informationen für Ihren ersten Tag:
Unsere Büros befinden sich in [Adresse]. Bitte melden Sie sich am [Datum erster Arbeitstag], um [Uhrzeit] bei Ihrer Ankunft am Empfang. [Name Mitarbeiter:in] wird Sie dort abholen. Informationen zu Anfahrt und Parkmöglichkeiten finden Sie im Anhang.
Ihr Teamleiter ist [Name des Vorgesetzten] und [er/sie] wird Ihnen bei Ihrer Einarbeitung zur Seite stehen. Außerdem steht Ihnen [Name des HR-Mitarbeiters] aus der Personalabteilung für jegliche Fragen rund um administrative Angelegenheiten zur Verfügung.
Zum Abschluss des ersten Tages haben wir ein kleines Willkommens-Meeting mit Ihrem Team geplant, das Ihnen die Gelegenheit bietet, Ihre neuen Kolleginnen und Kollegen kennenzulernen und sich in einer lockeren Atmosphäre auszutauschen.
Dresscode
Unser Dresscode ist [Business / Business Casual / Formell / Leger].
[Beispiele und ggfs. Bilder für Outfits aufführen]
Falls Sie vor Ihrem ersten Arbeitstag Fragen haben, können Sie [Name Ansprechpartner] wie folgt kontaktieren:
Telefonnummer:
E-Mail:
Wir sind überzeugt, dass Ihre Fähigkeiten und Erfahrungen eine wertvolle Bereicherung für unser Unternehmen sein werden, und freuen uns darauf, Sie an Bord zu haben.
Viele Grüße
[Name, Position, Unternehmensname, Telefonnumer, E-Mail-Adresse]
In unserer heutigen digitalen Welt gibt es viele Möglichkeiten, ein Begrüßungsschreiben zu verschicken. Statt einer einfachen E-Mail, können Sie ein Begrüßungsschreiben auch über eine Onboarding-App versenden. Der besondere Vorteil hierbei: In einer Onboarding-App können Sie nicht nur Willkommensbotschaften übermitteln, sondern auch umfangreiche Informationen rund um das Unternehmen, den Arbeitsplatz, die neue Rolle oder die neuen Teamkollegen bereitstellen. Diese können Sie individuell und multimedial aufbereiten und zusammenstellen. Präsentieren Sie z. B. Ihre Unternehmensgeschichte, Vision und Werte oder aktuelle Projekte und Erfolge mit Bildern, Videos oder Animationen.
Die Bekanntmachung neuer Mitarbeiter:innen ist ein wichtiger Schritt, um das Team zu informieren und den:die neue:n Kolleg:in willkommen zu heißen. Sie können dies über verschiedene Kanäle tun, wie z.B. eine E-Mail an das gesamte Team, über interne Kommunikationsplattformen wie z. B. Microsoft Teams, das firmeneigene Intranet oder Social-Media-Plattformen wie LinkedIn.
Ein Begrüßungsschreiben ist ein einfacher aber wirkungsvoller Schritt, um neue Mitarbeiter:innen zu integrieren und die Unternehmenskultur positiv zu beeinflussen.
Muster für die Vorstellung neuer Mitarbeiter:innen im Team
Hallo zusammen,
nächste Woche [Tag, Datum] dürfen wir ein neues Gesicht im Team begrüßen. [Name Onboardee] wird uns als [Rolle / Verantwortlichkeit] unterstützen und für frische Impulse sorgen. [Name Onboardee] bringt Expertise und Erfahrung auf dem Gebiet [kurze Beschreibung der relevanten Erfahrung] mit. Eine kurze Vorstellung von [Name Onboardee] findet ihr im Anhang.
[Name Onboardee] wird in den kommenden Wochen auf einige von euch zukommen, um Einarbeitungs- und Kennenlerntermine zu vereinbaren.
Herzlich Willkommen [Name Onboardee]! Wir freuen uns, dich an Bord zu haben und wünschen dir einen fantastischen Start und eine erfolgreiche Zeit bei uns.
Beste Grüße
Im Anhang können Sie ein Foto, persönliche Worte sowie Kontaktdaten des:der neuen Mitarbeiter:in beifügen. So können sich alle im Team ein erstes Bild über das neue Teammitglied machen.
Der erste Eindruck zählt – Ein Begrüßungsschreiben kann den Start zwar vorbereiten, aber das persönliche Kennenlernen und die direkte Interaktion nicht ersetzen. Daher ist es essenziell, neuen Mitarbeiter:innen auch persönlich oder remote ein herzliches Willkommen zu bereiten.
Persönliche Begrüßung
Beim Onboarding vor Ort haben Sie die Gelegenheit, den:die Onboardee persönlich kennenzulernen und ihm:ihr einen ersten Eindruck von Ihrem Unternehmen zu vermitteln. Ein Rundgang durch das Büro als Teil des Onboardings gibt den neuen Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, sich mit ihrer Arbeitsumgebung vertraut zu machen. Sie lernen dabei nicht nur ihren Arbeitsplatz kennen, sondern spüren auch die Unternehmenskultur.
Nach der persönlichen Begrüßung ist es wichtig, dass sich der:die neue Mitarbeiter:in mit dem Team vertraut macht. Die Integration im Team ist ein entscheidender Faktor für das Wohlbefinden neuer Mitarbeiter:innen. Eine lockere Vorstellungsrunde, verbunden mit einem gemeinsamen Frühstück, schafft eine entspannte Atmosphäre und erleichtert den ersten Kontakt. Icebreaker-Fragen zu Hobbies, Lieblingsbüchern oder Haustieren können zusätzlich Gemeinsamkeiten unter Kolleg:innen aufdecken.
Virtuelle Begrüßung
Remote-Onboarding stellt Unternehmen vor die Herausforderung, auch über räumliche Distanzen hinweg eine persönliche Verbindung aufzubauen. Der Schlüssel hierbei liegt in der bewussten Gestaltung der digitalen Interaktion.
Beginnen Sie die virtuelle Begrüßung mit einem herzlichen Willkommen und geben Sie jedem Teammitglied die Gelegenheit, sich persönlich vorzustellen. Auch im virtuellen Raum können Icebreaker-Fragen oder sogar online Spiele dazu beitragen, eine lockere und angenehme Atmosphäre zu schaffen.
Wichtig ist, dass auch beim Remote-Onboarding wichtige Informationen über das Unternehmen, die Arbeitsweisen und die Unternehmenskultur geteilt werden. So fühlen sich neue Mitarbeiter:innen trotz physischer Abwesenheit als Teil des Ganzen und können sich besser mit dem Unternehmen identifizieren.
Unabhängig davon, ob Sie neue Mitarbeiter:innen persönlich oder remote begrüßen, der Erfolg liegt in der Schaffung einer offenen und unterstützenden Atmosphäre. Nehmen Sie sich die Zeit, neue Kolleg:innen willkommen zu heißen und ihnen einen positiven Start zu ermöglichen.
Eine Onboarding-App kann hierbei unterstützen. Sie schafft eine optimale Grundlage, um neue Mitarbeiter:innen in ihre Teams zu integrieren und Ihnen zu jederzeit die benötigten Informationen zur Verfügung zu stellen. Auch Begrüßungs- und Einführungsmeetings finden sich hier für den:die Onboardee übersichtlich auf einen Blick.
Jeden Tag versorgen unsere HR-Experten kleine, mittlere und große Unternehmen mit den wichtigsten Tipps, Tools und Informationen rund um das Thema Human Resources.
