Onboarding-Programme in Zeiten von Permanent Beta

Die HR-Welt ist im Umbruch: Permanent Beta wirkt sich nachhaltig auf die Onboarding-Programme von Unternehmen aus

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2018

Eine neue Kategorie des Megatrends "New Work" kursiert in der (HR-)Welt": Permanent Beta. Dieser aus der Software-Entwicklung stammende Begriff meint das immer öfter anzutreffende Phänomen, dass "Prozesse, Projekte und Produkte, die individuelle Berufsbiografie und der Beschäftigungsstatus sich in einem permanenten Wandel, Weiterentwicklungsstadium und Anpassungsmodus befinden." (Quelle: http://de.megatrends.wikia.com/wiki/Permanent_Beta)

Permanent Beta: Prozesse, Projekte und Produkte sowie individuelle Berufsbiografie und Beschäftigungsstatus befinden sich in einem permanenten Wandel.

Verbunden mit den multiplen Generationen, die sich am Arbeitsplatz finden (Traditionalisten, Boomers, Gen X, Millenials und Gen 2020), den immer öfter anzutreffenden Schwarm- oder Zellen-Organisationen sowie der weltweit domierenden mobilen Nutzung des Internets ergeben sich starke, neue Einflussfaktoren auf HR. Diese wirken sich auch auf die Einstellung, Einarbeitung und Integration von neuen Mitarbeitern gravierend aus.

Der Einfluss von Permanent Beta auf HR und Onboarding-Programme

Es können vier Makro-Einflussfaktoren unterschieden werden, die sich direkt auf die Onboardees und die Onboarding-Programme von Unternehmen auswirken:

1. Unsichere, kurze und „freie“ Arbeitsverhältnisse

2. Hohe Erwartungen und soziales Bewusstsein der Arbeitnehmer

3. Neue mobile Arten von Informationsvermittlung, Lernen und Vernetzung

4. Regelmäßig neue (Projekt-)Teams

Die vielen Gedanken der neuen Mitarbeiter in der Preboarding-Phase wie "Habe ich mich mit dem neuen Job richtig entschieden?" oder "Werde ich mit den neuen Kollegen klarkommen?" werden in Zukunft noch öfter anzutreffen sein. Ebenso werden die Erwartungen der Mitarbeiter in den ersten Arbeitstagen und Wochen steigen. Unternehmen sollten daher von Anfang an zu Fragestellungen wie "Wo bekomme ich effizient alle Informationen über mein neues Projekt?" oder "Wie läuft meine erste Arbeitswoche ab?" passende Antworten bereitstellen. Denn diese Fragen werden bei regelmäßig neuen Projektgruppen immer und immer wieder kommen.

Die mit dem Smartphone "aufgewachsenen" Talente wollen auch von ihrem neuen Arbeitgeber eine für sie passende Art der Informationsvermittlung haben. Dabei geht es nicht nur um das Ende von ausgedruckten Arbeitspapieren, sondern um Spass am Lernen, digitale Arten von Vernetzung und passende Informations-Nudges.

Psychologische Sicherheit und Grundmotive im Onboarding-Programm

Auf der Plattform re:work, die Google schon seit geraumer Zeit betreibt (rework.withgoogle.com), taucht als bestimmendes Kriterium für funktionierende Teams der Begriff der "psychologischen Sicherheit" auf. Teams können erst effektiv und effizient arbeiten, wenn sich die Team-Mitglieder "sicher" fühlen. Sei es hinsichtlich Meinungsäußerung, Fehlerkultur oder Innovationsideen. Für Onboarding-Programme der Unternehmen bedeutet dies, die neuen Mitarbeiter sofort sozial und kulturell zu integrieren, damit diese Sicherheit Schritt für Schritt aufgebaut wird.

Drei grundlegende psychologische Grundmotive: Leistung, Anschluss und Macht.

Auch die beiden psychologischen Grundmotive "Leistung" und "Anschluss" (Felser, 2015) werden durch den Einfluss der vier Makro-Einflussfaktoren immer wichtiger. Alle Maßnahmen, die in einem Onboarding-Programm angedacht werden, sollten hinsichtlich Relevanz auf die beiden psychologischen Grundmotive besonders überprüft werden.

Was Unternehmen in den Onboarding-Phasen bewegt

Der "War for Talent", der Unternehmen seit Jahren im Recruiting beschäftigt, zieht sich ins Onboarding weiter. Auch nach der Vertragsunterschrift können sich die neuen Talente noch um-entscheiden. Dies passiert übrigens bei einem Sechstel der Unternehmen vor dem ersten Arbeitstag (Quelle: Haufe Onboarding-Umfrage 2018). Nicht motivierende Onboarding-Programme mit schlechter Einarbeitung und fehlender Integration sind einer der Haupt-Kündigungsgründe innerhalb der ersten Monate.

Auch die Organisation heißt die neuen Mitarbeiter oft nicht willkommen. Nicht nur fehlende Einsicht in die Wichtigkeit der Integration, auch Angst, dass der neue Kollege "besser" sein könnte oder Unlust, "wieder" einen neuen Kollegen einzuarbeiten, können zu einer schwachen Onboarding-Phase führen.

Und selbst wenn die direkten Kollegen ein wirksames Onboarding-Programm durchführen würden, sind sie doch auf funktionierende Prozesse innerhalb der Organisation angewiesen. Denn Hard- und Software-Bestellungen, Zugriffs- und Berechtigungs-Prozesse oder Arbeitsplatz-Einrichtungen erfordern ein abgestimmtes Task-Management innerhalb der Organisation - und dies über Bereichsgrenzen hinweg.

Ein 5-Phasen-Modell für ein strukturiertes Onboarding-Programm

Um für ein Unternehmen ein Onboarding-Programm strukturiert und nachhaltig aufbauen zu können, empfiehlt sich ein 5-Phasen-Modell.

Phase 1: Schmerzpunkte identifizieren und Verständnis schaffen

Phase 2: Vision aufstellen und Commitment herstellen

Phase 3: Prozesse entwickeln und modellieren

Phase 4: Inhalte erarbeiten

Phase 5: Implementierung starten (hinsichtlich Informationen, Abläufen und Zuständigkeiten)

Dabei hilft es, jede Phase aus drei Dimensionen zu beleuchten: Was kann und sollte die Organisation leisten? Was kann und sollte der (neue) Mitarbeiter leisten? Wie kann Technologie hierbei unterstützen?

Onboarding-Programme beleuchtet aus drei Dimensionen

Was ein strukturiertes Onboarding-Programm in Zeiten von Permanent Beta bewirkt

Die oben skizzierten vier Makro-Einflussfaktoren machen unter anderem Eines klar: Die Wichtigkeit eines strukturierten Onboarding-Programms steigt in den kommenden Jahren zunehmend. Denn nur wer seine neuen Talente von Anfang an begeistert, im Unternehmen reibungslose Onboarding-Prozesse schafft und somit die Möglichkeiten für eine möglichst frühe Produktivität schafft, ist für neue Mitarbeiter ein dauerhaft interessanter Arbeitgeber.

Autor: Veit Lemke, Senior Manager, Haufe Group

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Was Ihnen ein gut durchdachtes Onboarding auf Heller und Pfennig bringt lesen Sie hier im Artikel "Das bringt Onboarding".