Mit einer Onboarding-Veranstaltung begeistern

Die soziale Integration ist DER entscheidende Faktor für ein gelungenes Onboarding: Onboarding-Veranstaltungen unterstützen hierbei sinnvoll.

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2018

Es ist wohl längst kein Geheimnis mehr, dass der erste Arbeitstag enorm wichtig ist und die Weichen stellt, wie sich ein neuer Mitarbeiter im Unternehmen einlebt. Dass man den neuen Kollegen am Empfang abholt und an einen vollständig eingerichteten Arbeitsplatz bringt, ist im Rahmen des Onboarding-Prozess selbstverständlich. Aber nicht nur der erste Arbeitstag, sondern auch die ersten Wochen und Monate im neuen Job sind für neue Mitarbeiter prägend. Umso wichtiger ist es, dass sich neue Mitarbeiter von Anfang an im Unternehmen vernetzen und viele Informationen über das Unternehmen erhalten. Immer mehr Unternehmen setzen deswegen auf spezielle Onboarding-Veranstaltungen, sogenannte Welcome Days.

Welcome Day als Onboarding-Instrument

Welcome Days sind inzwischen v.a. in größeren Unternehmen etabliert, was wohl auch daran liegt, dass der Organisationsaufwand nicht ganz unerheblich ist. Bei diesen Onboarding-Events geht es darum, dass neue Mitarbeiter bereichsübergreifend das Unternehmen kennenlernen. Vorrangig um Kontakte zu knüpfen, aber auch damit sie Unternehmensprozesse, Bereiche, Kultur und Arbeitsweisen kennenlernen.

Je nach Unternehmen ist ein Welcome Day natürlich individuell gestaltbar. Unternehmen sollten für sich entscheiden, welche Maßnahmen am besten zu ihnen passen und was auf die Beine gestellt werden kann. Konzerne haben häufig sogar mehrtägige Welcome Days, bei denen das Event am Hauptstandort oder in einer externen Eventlocation stattfindet.

Beispiel: Welcome Day in der Haufe Group

Bei uns in der Haufe Group gibt es, für alle Neuankömmlinge, eine standortübergreifende Onboarding Veranstaltung. Die neuen Mitarbeiter aus den unterschiedlichsten Abteilungen und Haufe-Unternehmen erleben beim HR Welcome Day gemeinsam einen Tag auf dem Haufe Campus, an dem sie sich an verschiedenen „Marktständen“ über die Tätigkeitsfelder der Haufe Group informieren können. Beim Kamingespräch besteht dann auch die Möglichkeit direkt mit der Geschäftsführung in Kontakt zu treten.

Großer Vorteil dabei ist, dass neue Mitarbeiter gleichzeitig die Ansprechpartner der einzelnen Bereiche kennenlernen und erste Kontakte mit ebenfalls neuen Kollegen knüpfen. Und so manche Kontakte, die später für abteilungsübergreifende Projektarbeiten gebraucht werden, sind an diesem Tag geschlossen worden. Unsere Erfahrungen mit dem Welcome Day sind also durchweg positiv.

Tipps für ein erfolgreiches Onboarding Event

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Ihre erste eigene Onboarding Veranstaltung planen, sollten Sie ein paar grundlegende Dinge beachten, damit diese so erfolgreich wird, wie Sie es sich wünschen.

1. Location: Als erstes sollten Sie sich überlegen, welcher Veranstaltungsort für das Onboarding-Event sinnvoll ist. Dabei gilt es zunächst die Größe der Veranstaltung zu klären. Sollen Mitarbeiter aller Standorte zusammenkommen? Wieviele neue Mitarbeiter sind es? An welchem Standort macht es am meisten Sinn? Oder soll das Event ganz losgelöst aus dem Unternehmenskontext eher in einer speziellen Eventlocation stattfinden? Hier sind viele Möglichkeiten denkbar und es gibt auch kein richtig oder falsch. Überlegen Sie sich was am besten zu Ihrem Unternehmen und Ihrer Unternehmenskultur passt

2. Termin und Teilnehmer: Die Regelmäßigkeit eines HR Welcome Days hängt stark von der Unternehmensgröße und Einstellungsquote ab. In vielen Unternehmen findet so ein Event alle 2 Monate statt. Das ist aber davon abhängig wieviele neue Kollegen Sie bei der Veranstaltung gleichzeitig begrüßen möchten. Es empfiehlt sich keine größere Gruppe als ca. 30 neue Mitarbeiter gleichzeitig zu empfangen, da der Netzwerk-Gedanke bei der Veranstaltung im Vordergrund stehen sollte und das bei großen Gruppen oftmals schwieriger ist. Beim Termin sollten Sie darauf achten, dass die Mitarbeiter zwar bereits, aber noch nicht zu lange im Unternehmen beschäftigt sind. Findet das Event zu früh oder direkt am ersten Arbeitstag statt, können sich Mitarbeiter schnell überrollt fühlen. Findet es zu lange nach Eintritt des Mitarbeiters statt, besteht die Gefahr, dass der Mitarbeiter sich langweilen könnte, da er bereits viel kennt.

3. Programm: Bei einem Welcome Day geht es auch darum, eine Gesamtübersicht aller Unternehmensbereiche zu zeigen und die neuen Mitarbeiter über die wichtigsten Unternehmensprozesse und -projekte aufzuklären. Nichtsdestotrotz sollten langatmige Vorträge vermieden werden, schließlich soll der Tag bei allen Beteiligten positiv in Erinnerung bleiben - etwas an das man sich gerne erinnert. Lieber sollten Sie sich Gedanken machen, wie das Ganze etwas spielerischer vermittelt werden kann. Ein Markstandskonzept oder Kleingruppen sind in der Regel sinnvoller als ein Vortrag vor der gesamten Runde. Wertschätzend für alle neuen Mitarbeiter ist es auch, wenn die Geschäftsführung des Unternehmens anwesend ist. Das zeigt, wie wichtig die neuen Mitarbeiter für das Unternehmen sind, schließlich sind es die Mitarbeiter, die die Zukunft des Unternehmens prägen, gestalten und erfolgreich machen.

4. Incentives: Beliebt bei Onboarding Veranstaltungen sind gebrandete Incentives. Von T-Shirts über Kaffeebecher oder Trinkflaschen bis hin zu elektronischen Devices ist hier vieles denkbar. Denn Incentives erinnern noch lange an den gemeinsam erlebten Start. Setzen Sie sich doch mit Ihrer Marketing-Abteilung in Kontakt und überlegen Sie sich gemeinsam ein sinnvolles Geschenk.

5. Feedback: Nach der Veranstaltung sollten Sie Feedback erheben: Was hat den neuen Kollegen gefallen? Wo gibt es Verbesserungspotenzial? Was für Ideen, Vorschläge und Wünsche haben die neuen Mitarbeiter? Optimalerweise kann das Feedback direkt digital, bspw. in einer Onboarding App mit Feedback Funktion abgefragt werden. Damit schaffen Sie die perfekte Basis für die Vorbereitung des nächsten Onboarding-Events. 

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